Como a SBS otimizou a sua gestão de licitações com IA

A gestão de licitações públicas costuma ser uma corrida contra o relógio onde a desorganização se paga cara. Descubra como uma empresa de serviços transformou o seu departamento integrando um software de gestão de licitações baseado em inteligência artificial.

Para muitos responsáveis de contratação, o dia a dia consiste em mergulhar entre centenas de e-mails e folhas de cálculo desatualizadas. A complexidade normativa da Lei de Contratos do Setor Público (LCSP) exige rigor, mas o volume de informação exige velocidade.

Mireia Sans, administrativa especialista em licitações na SBS Simón i Blanco, transformou a operação do seu departamento ao substituir os processos manuais por um software de gestão de licitações com inteligência artificial operativa.

O problema: A ineficiência do método tradicional

Antes de implementar tecnologia especializada, o processo de licitação em muitas empresas segue um padrão arriscado: a dependência do e-mail.

Como explica Mireia Sans, o método antigo consistia em receber listagens da Plataforma de Contratação do Setor Público por e-mail e tentar organizar-se mentalmente. "Os e-mails confundiam-se, as licitações confundiam-se... se alguém arquivava um e-mail, nunca mais o via", relata.

Esta abordagem gera três problemas críticos:

1. Perda de oportunidades: Licitações rentáveis enterradas na caixa de entrada.
2. Falta de rastreabilidade: Desconhecimento do estado real do processo.
3. Custo de oportunidade: Horas investidas a procurar informação em vez de preparar a oferta técnica.

Veja a história completa de Mireia Sans e como transformou a sua operação neste vídeo (2 min): https://www.youtube.com/watch?v=FR8MSw9ZdPA

Software de gestão de licitações: IA como colega de trabalho

A adoção do Tendios na SBS Simón i Blanco representou uma mudança de paradigma. A chave não foi apenas digitalizar, mas integrar a inteligência artificial como um recurso operativo. "A inteligência artificial já está ao nosso lado, é mais um colega de trabalho e podemos apoiar-nos nela", afirma Mireia.

Abaixo, detalhamos as funcionalidades específicas deste software de gestão de licitações que permitiram a transformação:

1. Análise de cadernos de encargos em segundos (Tecnologia RAG)

Um dos maiores gargalos é a leitura da documentação técnica. Um caderno de encargos pode ter mais de 200 páginas. Determinar a viabilidade (GO/NO-GO) manualmente consome horas.

Mireia destaca o uso do chatbot do Tendios para interagir com a licitação: "Fazer perguntas à inteligência artificial e poder desvendar toda a informação de uma forma mais rápida e eficaz".

Graças à tecnologia RAG (Retrieval-Augmented Generation), o sistema não "alucina"; extrai informação exata do documento oficial, alinhando-se com os requisitos de transparência das Diretivas Europeias de Contratação.

2. Organização visual com sistema Kanban

Em contraste com as listas estáticas, um software moderno de gestão de licitações deve oferecer um fluxo de trabalho. O quadro Kanban do Tendios permite mover os processos por fases (em estudo, apresentada, adjudicada).

Para a SBS, isto é vital para o controlo de prazos. Os cartões visuais mostram alertas de validade, eliminando a incerteza de "não saber se era a segunda ou a terceira licitação da qual falávamos".

3. Centralização e Colaboração

Ao trabalhar num ambiente colaborativo, toda a equipa acede à "única fonte de verdade". Se um técnico analisa uma oportunidade, o responsável comercial vê o estado atualizado, evitando duplicações.

Resultados: Mais licitações, menos burocracia

A implementação deste software de gestão de licitações permitiu à SBS Simón i Blanco escalar a sua capacidade de resposta. Ao reduzir drasticamente o tempo dedicado a tarefas administrativas, a equipa concentra-se em conceber estratégias vencedoras.

Como conclui Mireia: "O poder licitar ou não, na verdade, é muito mais fácil usando este tipo de ferramentas".

Perguntas frequentes sobre software de gestão de licitações (FAQ)

O que é um software de gestão de licitações com IA?

É uma plataforma tecnológica que centraliza a pesquisa, análise e apresentação de ofertas públicas. Ao contrário dos motores de pesquisa tradicionais, utiliza Inteligência Artificial para ler cadernos de encargos, resumir requisitos e prever o sucesso, poupando até 70% do tempo administrativo.

Como é que a IA ajuda a analisar os cadernos de encargos de uma licitação?

Através de algoritmos de processamento de linguagem natural (NLP) e tecnologia RAG, a IA extrai dados-chave (critérios de solvência, solvência técnica, data limite) e permite "conversar" com o documento para resolver dúvidas legais ou técnicas em segundos, sem necessidade de ler as 200 páginas iniciais.

Que problemas resolve este tipo de software?

Elimina o "ruído" de e-mails irrelevantes, evita erros humanos no cálculo de prazos, centraliza a documentação dispersa e oferece inteligência de mercado (preços da concorrência) para deixar de licitar às cegas.

É difícil implementar um sistema Kanban para licitações?

Não. O sistema Kanban é intuitivo e visual (quadros de colunas). Ferramentas como o Tendios permitem arrastar e largar processos, facilitando que qualquer membro da equipa veja o estado de uma oportunidade sem necessidade de formação técnica complexa.

O Tendios cumpre com a normativa de proteção de dados e segurança?

Sim. Na contratação pública a segurança é crítica. O Tendios opera sob rigorosos padrões de segurança e cumprimento do RGPD, garantindo que a informação estratégica da sua empresa e as suas ofertas estão protegidas.

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