Rastreabilidade em Fundos Europeus: evite reembolsos

A gestão dos fundos NextGenerationEU injetou liquidez, mas também uma complexidade administrativa importante. O sucesso já não é apenas adjudicar; é justificar. 

Neste artigo, analisamos tecnicamente como blindar os seus processos mediante a rastreabilidade documental e como a tecnologia GovTech está a substituir as folhas de cálculo para superar as auditorias europeias.

Por que falham as auditorias de fundos europeus: O problema real

Segundo dados históricos do Tribunal de Contas Europeu, uma parte significativa das correções financeiras não se deve a fraude, mas a erros administrativos e falta de pistas de auditoria claras.

No contexto atual do Mecanismo de Recuperação e Resiliência (MRR), regulado pelo Regulamento (UE) 2021/241, o ónus da prova recai totalmente na entidade executora. Se não puder demonstrar documentalmente, anos depois, por que se escolheu um contrato ou como se validou o impacto ambiental, a despesa é considerada não elegível.

Os 3 pontos críticos de falha numa auditoria

1. Incumprimento do princípio DNSH: Não acreditar documentalmente que o investimento respeita o princípio de "não causar um prejuízo significativo" ao meio ambiente (rotulagem verde e climática).
2. Falta de vinculação com marcos e objetivos: Gastar o fundo em rubricas que não computam para o marco (CID) comprometido com Bruxelas ou que se desviam da memória inicial.
3. Gestão de Conflitos de Interesse: Não ter realizado a análise ex-ante de conflito de interesse (DACI) nem o cruzamento de dados obrigatório no COFFEE (ferramenta Minerva) antes da adjudicação, tal como exige a Ordem HFP/1030/2021.

Rastreabilidade documental: Para além do PDF

A rastreabilidade no setor público não é apenas guardar PDFs numa pasta de rede partilhada. A rastreabilidade real implica criar uma pista de auditoria inalterável que vincule três elementos:

• O dado: Ex. Montante de adjudicação.
• A fonte: Ex. Caderno de Encargos Administrativos (PCAP).
• A decisão: Ex. Relatório de proposta de adjudicação.

O problema dos métodos tradicionais é a desconexão. A fiscalização manual requer horas para verificar, por exemplo, se o código CPV do contrato encaixa com a taxonomia verde exigida pela convocatória, o que faz com que aumente o risco de erro humano em cruzamentos de dados complexos.

Como a IA especializada previne reembolsos

Para mitigar o risco de reembolsos, as administrações mais avançadas estão a transitar da gestão manual para ferramentas de inteligência artificial especializada (GovTech). Não falamos de ferramentas genéricas, mas de plataformas que entendem a Lei de Contratos do Setor Público (LCSP) e as bases reguladoras dos fundos. Aqui é onde soluções como Tendios marcam a diferença técnica:

1. Validação automática de requisitos (Checklist NGEU)

Em vez de rever manualmente se um caderno de encargos cumpre com os requisitos de publicidade de fundos europeus, os agentes autónomos (software especializado) digitalizam o documento e verificam:

• Presença de logótipos e referências ao Plano de Recuperação.
• Inclusão de cláusulas obrigatórias antifraude.
• Coerência entre o objeto do contrato e as etiquetas climáticas/digitais.

2. Tecnologia RAG: O "auditor digital" sem alucinações

Ao contrário de um chat genérico que pode inventar normativas, a tecnologia RAG (Retrieval-Augmented Generation) utilizada em ambientes seguros funciona como um auditor digital:

• Procura a normativa vigente (ordens ministeriais, instruções da OIReScon).
• Analisa o seu processo.
• Gera um relatório de validação citando o artigo exato que se cumpre ou se incumpre.

Comparativa: Gestão manual vs. Gestão automatizada

Checklist: Documentação mínima para sobreviver a uma auditoria

Para assegurar a elegibilidade, o seu processo deve conter, traçados e validados, pelo menos estes elementos:

• Memória justificativa com link explícito para o componente do PRTR.
• Autoavaliação DNSH favorável antes da licitação.
• Cadernos de encargos (PCAP/PPT) com critérios de solvabilidade e adjudicação alinhados à ordem de subvenção.
• DACIs assinadas por todos os intervenientes (mesa, órgão de contratação).
• Certificados de estar em dia com obrigações tributárias e SS no momento exato do pagamento.

Perguntas Frequentes sobre Fundos Europeus (FAQ)

O que acontece se não cumpro com o princípio DNSH?

O incumprimento do princípio de "não causar um prejuízo significativo" converte a despesa em não elegível. Isto expõe a entidade a correções financeiras que, dependendo da gravidade, podem levar ao reembolso total da ajuda mais os juros de mora, independentemente de a obra ou serviço se ter executado corretamente no plano material.

Durante quanto tempo devo custodiar a documentação?

Muito cuidado com isto: o prazo não começa quando você paga a fatura. O Regulamento (UE) 2021/241 exige manter a pista de auditoria disponível durante um período mínimo de 5 anos (3 anos se o financiamento não superar os 60.000 €) a partir do pagamento do saldo final da Comissão Europeia a Espanha. Dado que o Plano de Recuperação se estende vários anos, na prática isto obriga-o a custodiar e garantir a acessibilidade digital dos processos muito além da data de execução do contrato.

Pode uma IA ajudar-me a redigir a justificação de uma memória?

Sim, mas com matizes. Uma IA generativa padrão pode cometer erros. Uma IA especializada com arquitetura RAG (como a que integra Tendios) redigirá a justificação baseando-se estritamente nos dados do seu processo e na normativa aplicável, oferecendo um rascunho sólido para que o técnico o valide.

Conclusão: A tecnologia como blindagem jurídica

Gerir fundos europeus não deveria tirar o sono aos responsáveis públicos. A complexidade normativa é alta, mas as ferramentas para a gerir existem. 

Adotar sistemas de rastreabilidade e validação automática não é um luxo tecnológico; é uma medida de prudência administrativa. Permite aos técnicos levantar a vista dos papéis para se focarem no valor dos projetos, sabendo que a "canalização" jurídica está assegurada face a futuras inspeções.

Quer comprovar o nível de risco dos seus processos atuais?