Automatisierung von Ausschreibungen: Kosten sparen

Für viele Vertriebsleiter und Ausschreibungsverantwortliche besteht der Arbeitstag zu einem großen Teil darin, öffentliche Ausschreibungen manuell zu verfolgen. Amtsblätter durchsehen, zwischen der Plattform für das öffentliche Auftragswesen (PLACSP) und Dutzenden von regionalen Profilen hin- und herspringen und Vergabeunterlagen mit Hunderten von Seiten herunterladen, um die Gelegenheit nach stundenlangem Lesen wegen Unvereinbarkeit mit der Tätigkeit des Unternehmens oder fehlender Anforderungen zu verwerfen.

Sehen wir uns mit realen Daten an, wie viel es kostet, diesen manuellen Prozess aufrechtzuerhalten, und wie Software für Ausschreibungen auf Basis intelligenter Aggregation diese versunkenen Kosten in einen Wettbewerbsvorteil verwandelt.

Das Problem der manuellen Suche nach Ausschreibungen: Reale Daten

Das Problem der manuellen Ausschreibung ist die Erosion der operativen Marge. Nach Branchendaten gibt es in Spanien 8.393 aktive Vergabestellen, die mehr als 120.000 Ausschreibungen pro Jahr veröffentlichen. Zu versuchen, dieses Volumen manuell abzudecken, ist menschlich unmöglich.

Wenn ein qualifiziertes technisches Team seine Zeit der manuellen Datensuche widmet, anstatt Angebote zu entwickeln, entstehen dem Unternehmen massive Opportunitätskosten.

Wie viel Zeit verlieren Sie wirklich bei der Suche in Amtsblättern (BOEs)?

Machen wir eine konservative Berechnung basierend auf den Durchschnittskosten eines Ausschreibungstechnikers in Spanien:

• Die täglichen Kosten: Ein Techniker widmet im Durchschnitt 90 Minuten täglich der Suche, Filterung und ersten Lektüre von Akten (PCAP/PPT).
• Die jährlichen Kosten: Das sind 45 volle Arbeitstage pro Jahr (fast zwei Monate effektive Arbeit), die ausschließlich dem Finden von Papieren gewidmet sind, nicht dem Verfassen von Gewinnerangeboten.

Die Streuung: Warum es mehr als 50 Vergabeportale gibt

Die Fragmentierung von Informationen ist der Feind der Rentabilität. Obwohl das Gesetz über Verträge des öffentlichen Sektors (LCSP) die Vernetzung fördert, liegt die Realität darin, dass die Informationen nicht in einem einzigen perfekten Repository liegen. Um eine vollständige Marktabdeckung zu haben, muss ein Unternehmen ein komplexes Ökosystem überwachen:

Der Versuch, dies manuell zu überwachen, birgt ein extrem hohes Risiko, dass eine perfekte Ausschreibung für Ihr Unternehmen auf einem regionalen Portal veröffentlicht wird und abläuft, ohne dass es jemand bemerkt.

Ausschreibungs-Aggregator-Software: Was ist das und wie funktioniert es?

Ein Aggregator ist eine Engine, die sich in Echtzeit mit allen Quellen (PLACSP, ABl. und autonome Portale) verbindet und die Informationen in einem einzigen Dashboard zentralisiert. Dies eliminiert die Zeit des "digitalen Pendelns" zwischen Websites.

Intelligente Benachrichtigungen mit CPV-Codes

Das Problem bei E-Mails ist nicht der Mangel an Informationen, sondern der Überschuss an irrelevanten Informationen (Rauschen). Die Automatisierung ermöglicht das Filtern nach CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary) und semantischem Kontext und sendet saubere Benachrichtigungen nur von den Ausschreibungen, die zu Ihrem Geschäftsprofil passen.

Automatische Analyse von Vergabeunterlagen

Dies ist der größte Sprung in der Produktivität. Die spezialisierte KI (wie der ChatBot von Tendios) liest und klassifiziert die Dokumente automatisch. Das System extrahiert sofort kritische Anforderungen wie die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, die erforderliche Unternehmensklassifizierung und die Zuschlagskriterien, was eine sofortige Machbarkeitsanalyse (Go/No-Go) ermöglicht.

Reale Anwendungsfälle nach Sektor

Die Automatisierung wirkt sich je nach Industrie unterschiedlich aus:

• Bau und Tiefbau: Ein mittleres Bauunternehmen reduzierte seine Suchzeit von 12 Stunden pro Woche auf 30 Minuten, indem es automatisch die Arbeiten filterte, die eine Unternehmensklassifizierung erforderten, die sie nicht besaßen.
• IT-Beratung / Software: Automatisierte die Erkennung von Schlüsselwörtern in den technischen Vorschriften (PPT), um Ausschreibungen zu finden, in denen spezifische Technologien ("Kubernetes", "AWS") erwähnt wurden, die nicht im Vertragstitel erschienen.
• Dienstleistungsunternehmen (Reinigung): Verdoppelte die Anzahl der pro Jahr eingereichten Angebote, indem der administrative Engpass des Lesens von Vergabeunterlagen beseitigt wurde, und wies das Personal der Verfassung technischer Berichte zu.

Vergleich: Manueller Prozess vs. Automatisiert

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Ausschreibungen

Wie viele Vergabeportale gibt es in Spanien?

Es gibt mehr als 50 relevante Quellen, wenn man die staatliche Plattform, die autonomen und die wichtigsten Rathäuser zusammenzählt, die eine unabhängige Überwachung erfordern.

Was sind CPV-Codes und warum sind sie wichtig?

Das CPV (Common Procurement Vocabulary) ist ein System numerischer Codes, das von der EU zur Klassifizierung von Verträgen verwendet wird. Das Filtern nach CPV ist viel präziser als die Verwendung generischer Schlüsselwörter.

Fazit: Weisen Sie das Talent dorthin zu, wo es Wert schafft

In der Ära der künstlichen Intelligenz weiterhin Amtsblätter manuell zu lesen, ist ein struktureller Wettbewerbsnachteil. 

Indem Sie die Phase der Erkennung und vorläufigen Analyse automatisieren, setzen Sie Ihre besten Ressourcen frei, damit sie sich auf das konzentrieren können, was die KI nicht kann: die beste technische Strategie entwerfen, die Kosten auf den Cent genau anpassen und mit Lieferanten verhandeln.

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