La contratación pública conecta a los organismos que necesitan bienes o servicios con las empresas que pueden proveerlos. Para optimizar la gestión de estos procedimientos, es necesario comprender el flujo de trabajo completo y las fases del proceso de licitación pública desde ambas perspectivas: la del órgano de contratación (quien publica) y la del licitador (quien oferta).

A continuación, detallamos las etapas normativas que componen el expediente y cómo la tecnología permite agilizar cada una de ellas.

Fases del proceso para la entidad pública

Desde la perspectiva de la administración, el procedimiento se rige por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) y busca garantizar la eficiencia del gasto y la seguridad jurídica.

1. Preparación y planificación de la licitación

Esta fase interna abarca desde la detección de la necesidad hasta la publicación del anuncio en los portales oficiales como la Plataforma de Contratación del Sector Público. El órgano de contratación debe definir el objeto del contrato, asegurar el presupuesto y redactar los documentos clave: la memoria justificativa, el Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT) y el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP).

En esta etapa, el uso de herramientas de inteligencia de mercado permite consultar históricos de licitaciones similares para ajustar los precios de mercado. Asimismo, la generación de documentos con IA facilita la redacción de borradores de PPT y PCAP, aplicando validaciones automáticas para reducir errores normativos antes de la publicación.

2. Selección y valoración de ofertas

Tras la publicación y recepción de propuestas, la mesa de contratación procede a su apertura. El objetivo en esta fase del proceso de contratación es seleccionar la oferta con la mejor relación calidad-precio, evaluando criterios técnicos (juicios de valor) y económicos (fórmulas).

3. Adjudicación y formalización del contrato

Una vez propuesta la oferta más ventajosa, se requiere la documentación. Si es correcta, se adjudica el contrato y, tras los plazos legales de espera para posibles recursos, se formaliza (firma) el documento.

4. Ejecución del contrato

Se inicia la prestación del servicio, obra o suministro. La entidad pública asume la función de supervisión para asegurar que la ejecución cumple estrictamente con lo estipulado en los pliegos.

5. Extinción del contrato

El proceso de licitación finaliza cuando expira el plazo establecido, incluyendo las posibles prórrogas, y se liquida el expediente tras recibir la prestación a satisfacción.

Fases del proceso para la empresa privada

Para el proveedor, participar en el proceso de licitación pública requiere centrarse en la identificación de negocio y la competitividad de la oferta.

1. Detección de oportunidades (necesidades)

Dada la cantidad de anuncios diarios en múltiples plataformas, el primer paso es identificar la licitación adecuada.

Para evitar búsquedas manuales ineficientes, es recomendable utilizar sistemas de alertas personalizables en tiempo real. Estas herramientas permiten filtrar oportunidades no solo por código CPV, sino también por palabras clave específicas, sector o zona geográfica, asegurando que la empresa recibe únicamente las licitaciones relevantes.

2. Análisis de viabilidad

Antes de dedicar recursos a preparar una propuesta, la empresa debe decidir si es rentable presentarse (análisis Go/No-Go). Esto implica revisar los pliegos para verificar requisitos de solvencia y márgenes económicos de la licitación.

Optimización tecnológica: El uso de funcionalidades como el resumen de pliegos con IA o un chatbot experto cargado con la licitación permite extraer datos clave del expediente de forma inmediata (como clasificaciones requeridas o criterios de adjudicación) para tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

3. Preparación y presentación de la oferta

Si el análisis es positivo, la empresa procede a la redacción de la memoria técnica y la oferta económica. Es crítico ajustar la propuesta a los criterios de valoración y presentarla en tiempo y forma para evitar la exclusión del proceso de licitación.

4. Adjudicación y ejecución del contrato

Si la empresa resulta adjudicataria, debe aportar la documentación administrativa final y formalizar el contrato. Posteriormente, comienza la ejecución del proyecto según los compromisos adquiridos en la oferta.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de licitación pública

¿Cuánto dura el proceso completo de una licitación pública? El plazo total varía según el tipo de procedimiento y objeto del contrato. En un procedimiento abierto estándar:

Preparación interna: 1-3 meses
Publicación y plazo de presentación: 15 días (procedimiento simplificado/no SARA) hasta 35 días (contratos grandes SARA)
Evaluación de ofertas: hasta 2 meses
Adjudicación y formalización: 15 días hábiles

Total aproximado: 4-6 meses desde la detección de la necesidad hasta la firma del contrato. Los procedimientos con negociación o diálogo competitivo pueden extenderse 8-12 meses.

¿Puede una empresa presentarse a cualquier licitación? No necesariamente. Debe cumplir requisitos de:

Capacidad de obrar: Estar constituida legalmente
Habilitación profesional: Contar con las autorizaciones específicas del sector (ej: licencias sanitarias, industrial, etc.)
Solvencia económica y técnica: Demostrar experiencia y recursos suficientes según los umbrales del PCAP
Clasificación empresarial: En algunos contratos de obras y servicios, es obligatorio estar clasificado en el grupo y subgrupo correspondiente

Es fundamental leer los requisitos de solvencia ANTES de empezar a preparar la oferta para evitar exclusiones.

¿Puede la administración cancelar una licitación después de publicarla? Sí, el órgano de contratación puede desistir del procedimiento o renunciar a celebrar el contrato en cualquier momento antes de la adjudicación, siempre que esté justificado (art. 152 LCSP). Motivos habituales:

Falta de crédito presupuestario sobrevenida
Cambio en las necesidades administrativas
Defectos graves en los pliegos detectados tardíamente

En estos casos, la administración debe indemnizar a los licitadores por los gastos en que hayan incurrido (generalmente, preparación de la oferta), aunque en la práctica esta compensación es difícil de cuantificar y reclamar.

Es importante distinguir que si hay un error legal (desistimiento) se puede volver a licitar corregido, pero si desaparece la necesidad (renuncia), no se podrá publicar de nuevo inmediatamente.

Conclusión: La ventaja de dominar ambas perspectivas

Comprender las fases del proceso de licitación pública desde las dos perspectivas —administración y empresa— no es solo un ejercicio académico: es una ventaja competitiva tangible.

Para las administraciones públicas: Conocer las dificultades que enfrentan los licitadores al interpretar pliegos complejos permite diseñar procedimientos más claros, lo que se traduce en:

Mayor concurrencia (más ofertas = mejor competencia)
Menos recursos y reclamaciones
Ejecuciones de mayor calidad

Para las empresas: Entender el proceso interno de valoración permite:

Preparar ofertas más alineadas con los criterios de adjudicación
Anticipar requerimientos documentales
Optimizar el tiempo dedicado a cada licitación pública

Las tecnologías GovTech y GovAI están democratizando el acceso a esta información. Lo que antes requería años de experiencia y equipos especializados, ahora puede optimizarse mediante herramientas de inteligencia artificial que analizan históricos, validan documentos y predicen probabilidades de éxito.

El futuro de la contratación pública es más transparente, más eficiente y más accesible para todos los actores. La clave está en dominar el proceso completo y aprovechar las herramientas adecuadas en cada fase.

Fases del proceso de licitación pública