La gestión de licitaciones públicas suele ser una carrera contra el reloj donde la desorganización se paga cara. Descubre cómo una empresa de servicios ha transformado su departamento integrando un software de gestión de licitaciones basado en inteligencia artificial.

Para muchos responsables de contratación, el día a día consiste en bucear entre cientos de correos electrónicos y hojas de cálculo desactualizadas. La complejidad normativa de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) exige rigor, pero el volumen de información exige velocidad.

Mireia Sans, administrativa especialista en licitaciones en SBS Simón i Blanco, ha transformado la operativa de su departamento al sustituir los procesos manuales por un software de gestión de licitaciones con inteligencia artificial operativa.

El problema: La ineficiencia del método tradicional

Antes de implementar tecnología especializada, el proceso de licitación en muchas empresas sigue un patrón arriesgado: la dependencia del correo electrónico.

Como explica Mireia Sans, el método antiguo consistía en recibir listados de la Plataforma de Contratación del Sector Público por email y tratar de organizarse mentalmente. "Se confundían correos, se confundían licitaciones... si uno archivaba un correo, ya no lo volvías a ver nunca más", relata.

Este enfoque genera tres problemas críticos:

Pérdida de oportunidades: Licitaciones rentables enterradas en la bandeja de entrada.
Falta de trazabilidad: Desconocimiento del estado real del expediente.
Coste de oportunidad: Horas invertidas en buscar información en lugar de preparar la oferta técnica.

Mira la historia completa de Mireia Sans y cómo transformó su operativa en este vídeo (2 min): https://www.youtube.com/watch?v=FR8MSw9ZdPA

Software de gestión de licitaciones: IA como compañera de trabajo

La adopción de Tendios en SBS Simón i Blanco supuso un cambio de paradigma. La clave no fue solo digitalizar, sino integrar la inteligencia artificial como un recurso operativo. "La inteligencia artificial ya está a nuestro lado, es un compañero más en el trabajo y podemos apoyarnos en ella", afirma Mireia.

A continuación, desglosamos las funcionalidades específicas de este software de gestión de licitaciones que permitieron la transformación:

1. Análisis de pliegos en segundos (Tecnología RAG)

Uno de los mayores cuellos de botella es la lectura de la documentación técnica. Un pliego puede tener más de 200 páginas. Determinar la viabilidad (Go/No-Go) manualmente consume horas.

Mireia destaca el uso del chatbot de Tendios para interactuar con la licitación: "Hacer preguntas a la inteligencia artificial y poder desgranar toda la información de una manera más rápida y eficaz".

Gracias a la tecnología RAG (Retrieval-Augmented Generation), el sistema no "alucina"; extrae información exacta del documento oficial, alineándose con los requisitos de transparencia de las Directivas Europeas de Contratación.

2. Organización visual con sistema Kanban

Frente a las listas estáticas, un software de gestión de licitaciones moderno debe ofrecer flujo de trabajo. El tablero Kanban de Tendios permite mover los expedientes por fases (en estudio, presentada, adjudicada).

Para SBS, esto es vital para el control de plazos. Las tarjetas visuales muestran alertas de caducidad, eliminando la incertidumbre de "no saber si era la segunda o la tercera licitación de la que hablábamos".

3. Centralización y Colaboración

Al trabajar en un entorno colaborativo, todo el equipo accede a la "única fuente de verdad". Si un técnico analiza una oportunidad, el responsable comercial ve el estado actualizado, evitando duplicidades.

Resultados: Más licitaciones, menos burocracia

La implementación de este software de gestión de licitaciones ha permitido a SBS Simón i Blanco escalar su capacidad de respuesta. Al reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas, el equipo se centra en diseñar estrategias ganadoras.

Como concluye Mireia: "El poder licitar o no, en realidad es mucho más fácil usando este tipo de herramientas".

Preguntas frecuentes sobre software de gestión de licitaciones (FAQ)

¿Qué es un software de gestión de licitaciones con IA?

Es una plataforma tecnológica que centraliza la búsqueda, análisis y presentación de ofertas públicas. A diferencia de los buscadores tradicionales, utiliza Inteligencia Artificial para leer pliegos, resumir requisitos y predecir el éxito, ahorrando hasta un 70% del tiempo administrativo.

¿Cómo ayuda la IA a analizar los pliegos de una licitación?

Mediante algoritmos de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y tecnología RAG, la IA extrae datos clave (criterios de solvencia, solvencia técnica, fecha límite) y permite "chatear" con el documento para resolver dudas legales o técnicas en segundos, sin necesidad de leer las 200 páginas iniciales.

¿Qué problemas resuelve este tipo de software?

Elimina el "ruido" de correos irrelevantes, evita errores humanos en el cálculo de plazos, centraliza la documentación dispersa y ofrece inteligencia de mercado (precios de la competencia) para dejar de licitar a ciegas.

¿Es difícil implementar un sistema Kanban para licitaciones?

No. El sistema Kanban es intuitivo y visual (tablones de columnas). Herramientas como Tendios permiten arrastrar y soltar expedientes, facilitando que cualquier miembro del equipo vea el estado de una oportunidad sin necesidad de formación técnica compleja.

¿Tendios cumple con la normativa de protección de datos y seguridad?

Sí. En contratación pública la seguridad es crítica. Tendios opera bajo estrictos estándares de seguridad y cumplimiento del RGPD, garantizando que la información estratégica de tu empresa y tus ofertas esté protegida.

¿Quieres optimizar tu departamento de licitaciones como SBS?

Deja de perder tiempo con procesos manuales. Prueba el software de gestión de licitaciones que ya utilizan las empresas líderes para detectar y ganar oportunidades.

Cómo SBS ha optimizado su gestión de licitaciones con IA