Cómo SBS ha optimizado su gestión de licitaciones con IA | Tendios

La gestión de licitaciones públicas suele ser una carrera contra el reloj donde la desorganización se paga cara. Descubre cómo una empresa de servicios transformó su departamento integrando un software de gestión de licitaciones basado en inteligencia artificial.

Para muchos responsables de contratación, el día a día consiste en navegar entre cientos de correos electrónicos y hojas de cálculo desactualizadas. La complejidad normativa de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) exige rigor, pero el volumen de información exige velocidad. Cuando ambas exigencias recaen sobre la misma persona, el método manual se convierte en un cuello de botella real.

Mireia Sans, administrativa especialista en licitaciones en SBS Simón i Blanco, transformó la operativa de su departamento al sustituir los procesos manuales por un software de gestión de licitaciones con inteligencia artificial operativa. Esta es su historia.

El problema: la ineficiencia del método tradicional

Antes de implementar tecnología especializada, el proceso de licitación en muchas empresas sigue un patrón con un punto de fallo claro: la dependencia del correo electrónico como sistema de gestión.

Como explica Mireia, el método anterior consistía en recibir listados de la Plataforma de Contratación del Sector Público por email y tratar de organizarse de forma manual. "Se confundían correos, se confundían licitaciones... si uno archivaba un correo, ya no lo volvías a ver nunca más", relata.

Este enfoque genera tres problemas críticos en la operativa diaria:

1. Pérdida de oportunidades: Licitaciones rentables enterradas en la bandeja de entrada sin sistema de priorización.
2. Falta de trazabilidad: Desconocimiento del estado real de cada expediente en cada momento.
3. Coste de oportunidad: Horas invertidas en buscar información en lugar de preparar la oferta técnica.

Historia completa de Mireia Sans y cómo transformó su operativa (2 min):

Software de gestión de licitaciones: IA como compañera de trabajo

La adopción de Tendios en SBS Simón i Blanco supuso un cambio de paradigma. La clave no fue solo digitalizar, sino integrar la inteligencia artificial como un recurso operativo real. "La inteligencia artificial ya está a nuestro lado, es un compañero más en el trabajo y podemos apoyarnos en ella", afirma Mireia.

Estas son las funcionalidades específicas del software que permitieron la transformación:

Análisis de pliegos en segundos (tecnología RAG)

Uno de los mayores cuellos de botella es la lectura de la documentación técnica. Un pliego puede superar las 200 páginas. Determinar la viabilidad (Go/No-Go) de forma manual consume horas que el equipo comercial no tiene.

Mireia destaca el uso del asistente de Tendios para interactuar directamente con la licitación: "Hacer preguntas a la inteligencia artificial y poder desgranar toda la información de una manera más rápida y eficaz."

Gracias a la tecnología RAG (Retrieval-Augmented Generation), el sistema no genera información de memoria: extrae datos exactos del documento oficial, eliminando el riesgo de alucinaciones y alineándose con los requisitos de transparencia de las Directivas Europeas de Contratación Pública. Para entender en detalle cómo funciona esta arquitectura, consulta: RAG vs ChatGPT en contratación pública.

Organización visual con tablero Kanban

Frente a las listas estáticas de un cliente de correo, un software de gestión de licitaciones moderno debe ofrecer flujo de trabajo visible. El tablero Kanban de Tendios permite mover los expedientes por fases (en estudio, presentada, adjudicada), con alertas de caducidad integradas en cada tarjeta.

Para SBS, esto resultó determinante en el control de plazos. Las tarjetas visuales eliminan la incertidumbre de "no saber si era la segunda o la tercera licitación de la que hablábamos", en palabras de Mireia.

Centralización y colaboración de equipo

Al trabajar en un entorno colaborativo con fuente de verdad única, todo el equipo accede al mismo estado actualizado de cada expediente. Si un técnico analiza una oportunidad, el responsable comercial ve el avance en tiempo real, eliminando duplicidades y correos de coordinación interna.

Resultados: más licitaciones, menos burocracia

La implementación del software de gestión de licitaciones ha permitido a SBS Simón i Blanco escalar su capacidad de respuesta sin aumentar el equipo. Al reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, el departamento puede dedicarse a lo que realmente importa: redactar una propuesta técnica ganadora.

Como concluye Mireia: "El poder licitar o no, en realidad es mucho más fácil usando este tipo de herramientas."

Preguntas frecuentes sobre software de gestión de licitaciones

¿Qué es un software de gestión de licitaciones con IA?

Es una plataforma que centraliza la búsqueda, el análisis y el seguimiento de ofertas públicas. A diferencia de los buscadores tradicionales, utiliza inteligencia artificial para leer pliegos, resumir requisitos y facilitar la toma de decisiones de viabilidad, ahorrando hasta un 70% del tiempo administrativo respecto al proceso manual.

¿Cómo ayuda la IA a analizar los pliegos de una licitación?

Mediante tecnología RAG y procesamiento de lenguaje natural (NLP), la IA extrae los datos clave del pliego (criterios de solvencia, fecha límite, criterios de adjudicación) y permite consultar el documento en lenguaje natural. Esto elimina la necesidad de leer las 200 páginas completas antes de decidir si la licitación merece la inversión de tiempo del equipo.

¿Qué problemas resuelve este tipo de software?

Elimina el ruido de correos irrelevantes, reduce los errores humanos en el cálculo de plazos, centraliza la documentación dispersa en un único entorno colaborativo y facilita el análisis de adjudicaciones anteriores para afinar la estrategia de precio.

¿Es difícil implementar un sistema Kanban para licitaciones?

No. El tablero Kanban es visual e intuitivo. En Tendios, los expedientes se desplazan entre fases arrastrando la tarjeta, y cualquier miembro del equipo puede ver el estado de cada oportunidad sin necesidad de formación técnica específica.

¿Tendios cumple con la normativa de protección de datos y seguridad?

Sí. Tendios opera bajo los estándares del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y garantiza que la información estratégica de tu empresa no se utiliza para entrenar modelos públicos de IA. Para conocer el detalle técnico del cumplimiento normativo, incluyendo ENS y AI Act, consulta: Seguridad IA en el sector público: ENS, RGPD y AI Act.

Conclusión: de la bandeja de entrada al panel de control

La experiencia de SBS Simón i Blanco demuestra que la transformación de un departamento de licitaciones no requiere grandes inversiones ni equipos numerosos. Requiere sustituir el proceso equivocado (correo electrónico como sistema de gestión) por una herramienta diseñada para la complejidad real del proceso de contratación pública.

La IA no reemplaza al especialista: lo libera de las tareas de bajo valor para que pueda centrarse en la calidad técnica de la oferta y en la estrategia que lleva a ganar el contrato.