La gestió de licitacions públiques sol ser una cursa contra el rellotge on la desorganització es paga cara. Descobreix com una empresa de serveis ha transformat el seu departament integrant un software de gestió de licitacions basat en intel·ligència artificial.

Per a molts responsables de contractació, el dia a dia consisteix a bussejar entre centenars de correus electrònics i fulls de càlcul desactualitzats. La complexitat normativa de la Llei de Contractes del Sector Públic (LCSP) exigeix rigor, però el volum d'informació exigeix velocitat.

Mireia Sans, administrativa especialista en licitacions a SBS Simón i Blanco, ha transformat l'operativa del seu departament en substituir els processos manuals per un software de gestió de licitacions amb intel·ligència artificial operativa.

El problema: La ineficiència del mètode tradicional

Abans d'implementar tecnologia especialitzada, el procés de licitació en moltes empreses segueix un patró arriscat: la dependència del correu electrònic.

Com explica Mireia Sans, el mètode antic consistia a rebre llistats de la Plataforma de Contractació del Sector Públic per email i tractar d'organitzar-se mentalment. "Es confonien correus, es confonien licitacions... si un arxivava un correu, ja no el tornaves a veure mai més", relata.

Aquest enfocament genera tres problemes crítics:

Pèrdua d'oportunitats: Licitacions rendibles enterrades a la safata d'entrada.
Falta de traçabilitat: Desconeixement de l'estat real de l'expedient.
Cost d'oportunitat: Hores invertides a buscar informació en lloc de preparar l'oferta tècnica.

Mira la història completa de Mireia Sans i com va transformar la seva operativa en aquest vídeo (2 min): https://www.youtube.com/watch?v=FR8MSw9ZdPA

Software de gestió de licitacions: IA com a companya de feina

L'adopció de Tendios a SBS Simón i Blanco va suposar un canvi de paradigma. La clau no va ser només digitalitzar, sinó integrar la intel·ligència artificial com un recurs operatiu. "La intel·ligència artificial ja està al nostre costat, és un company més a la feina i podem recolzar-nos en ella", afirma Mireia.

A continuació, desgranem les funcionalitats específiques d'aquest software de gestió de licitacions que van permetre la transformació:

1. Anàlisi de plecs en segons (Tecnologia RAG)

Un dels majors colls d'ampolla és la lectura de la documentació tècnica. Un plec pot tenir més de 200 pàgines. Determinar la viabilitat (GO/NO-GO) manualment consumeix hores.

Mireia destaca l'ús del chatbot de Tendios per interactuar amb la licitació: "Fer preguntes a la intel·ligència artificial i poder desgranar tota la informació d'una manera més ràpida i eficaç".

Gràcies a la tecnologia RAG (Retrieval-Augmented Generation), el sistema no "al·lucina"; extreu informació exacta del document oficial, alineant-se amb els requisits de transparència de les Directives Europees de Contractació.

2. Organització visual amb sistema Kanban

Davant les llistes estàtiques, un software de gestió de licitacions modern ha d'oferir flux de treball. El tauler Kanban de Tendios permet moure els expedients per fases (en estudi, presentada, adjudicada).

Per a SBS, això és vital per al control de terminis. Les targetes visuals mostren alertes de caducitat, eliminant la incertesa de "no saber si era la segona o la tercera licitació de la qual parlàvem".

3. Centralització i Col·laboració

En treballar en un entorn col·laboratiu, tot l'equip accedeix a la "única font de veritat". Si un tècnic analitza una oportunitat, el responsable comercial veu l'estat actualitzat, evitant duplicitats.

Resultats: Més licitacions, menys burocràcia

La implementació d'aquest software de gestió de licitacions ha permès a SBS Simón i Blanco escalar la seva capacitat de resposta. En reduir dràsticament el temps dedicat a tasques administratives, l'equip se centra a dissenyar estratègies guanyadores.

Com conclou Mireia: "El poder licitar o no, en realitat és molt més fàcil usant aquest tipus d'eines".

Preguntes freqüents sobre software de gestió de licitacions (FAQ)

Què és un software de gestió de licitacions amb IA?

És una plataforma tecnològica que centralitza la cerca, anàlisi i presentació d'ofertes públiques. A diferència dels cercadors tradicionals, utilitza Intel·ligència Artificial per llegir plecs, resumir requisits i predir l'èxit, estalviant fins a un 70% del temps administratiu.

Com ajuda la IA a analitzar els plecs d'una licitació?

Mitjançant algorismes de processament de llenguatge natural (NLP) i tecnologia RAG, la IA extreu dades clau (criteris de solvència, solvència tècnica, data límit) i permet "xatejar" amb el document per resoldre dubtes legals o tècnics en segons, sense necessitat de llegir les 200 pàgines inicials.

Quins problemes resol aquest tipus de software?

Elimina el "soroll" de correus irrellevants, evita errors humans en el càlcul de terminis, centralitza la documentació dispersa i ofereix intel·ligència de mercat (preus de la competència) per deixar de licitar a cegues.

És difícil implementar un sistema Kanban per a licitacions?

No. El sistema Kanban és intuïtiu i visual (taulers de columnes). Eines com Tendios permeten arrossegar i deixar anar expedients, facilitant que qualsevol membre de l'equip vegi l'estat d'una oportunitat sense necessitat de formació tècnica complexa.

Tendios compleix amb la normativa de protecció de dades i seguretat?

Sí. En contractació pública la seguretat és crítica. Tendios opera sota estrictes estàndards de seguretat i compliment del RGPD, garantint que la informació estratègica de la teva empresa i les teves ofertes estigui protegida.

Vols optimitzar el teu departament de licitacions com SBS?

Deixa de perdre temps amb processos manuals. Prova el software de gestió de licitacions que ja utilitzen les empreses líders per detectar i guanyar oportunitats.

Com SBS ha optimitzat la seva gestió de licitacions amb IA