Caderno de Encargos Técnicos: guia de redação

Sabia que 30% dos recursos especiais em contratação pública se devem a erros no caderno de prescrições técnicas? Especificações ambíguas, menções de marcas sem a cláusula "ou equivalente", ou contradições entre documentos são as causas mais frequentes de anulação de licitações.

O Caderno de Prescrições Técnicas (PPT) é o núcleo operativo de qualquer processo. Enquanto o caderno de encargos administrativos particulares (PCAP) define as condições jurídicas e administrativas do contrato, o PPT detalha as especificações técnicas e funcionais do objeto a contratar.

Uma redação precisa não só evita a paralisação do processo; garante que a administração receba exatamente a prestação que necessita para servir o cidadão. Se o PPT for ambíguo, a execução do contrato será conflituosa.

Neste guia, analisamos o processo de redação para transformar uma necessidade administrativa num documento técnico solvente, seguro e aberto à livre concorrência.

1. Fase de preparação do PPT: analisar antes de escrever

O erro mais comum é "copiar e colar" um caderno antigo sem questionar a sua vigência. Antes de redigir a primeira linha do caderno de prescrições técnicas, o técnico responsável deve realizar um exercício de consultoria interna e externa apoiado em ferramentas de análise:

Ferramentas para a fase de preparação

• Análise de contratos similares: Reveja licitações equivalentes publicadas por outras administrações na Plataforma de Contratação do Setor Público. Que códigos CPV usaram? Houve muitas consultas ou recursos?
• Consultas preliminares ao mercado (art. 115 LCSP): A lei permite consultar operadores económicos antes de iniciar o procedimento para conhecer soluções técnicas inovadoras e estimar custos realistas, sempre respeitando a não distorção da concorrência (art. 70 LCSP).
• Inteligência de mercado: Utilize ferramentas como agregadores e motores de busca para detetar inovações técnicas recentes (ex: novos padrões de eficiência) e evitar solicitar tecnologias obsoletas.

2. Redação do caderno de prescrições técnicas: definir o "quê" sem limitar o "quem"

O artigo 126 da Lei de Contratos do Setor Público (LCSP) é claro: as prescrições técnicas devem permitir o acesso em condições de igualdade. Como se consegue isto na prática?

A abordagem prestacional

Em vez de descrever ao milímetro as características físicas de um produto (o que pode apontar injustamente para uma única marca), é recomendável definir exigências funcionais ou de rendimento.

• ❌ Exemplo limitativo: "Veículo com motor de 150 CV da marca X".
• ✔ Exemplo funcional: "Veículo com potência suficiente para alcançar 120 km/h em pendente de 5% com carga completa e emissões inferiores a x g/km".

Isto permite que diferentes soluções técnicas compitam para resolver uma mesma necessidade, aumentando a concorrência e melhorando o preço final.

A regra do "ou equivalente": cláusula imprescindível

Segundo o art. 126.6 LCSP, quando seja tecnicamente impossível descrever o objeto sem referir-se a uma marca, patente ou procedência específica, é obrigatório adicionar sempre a menção "ou equivalente".

Jurisprudência relevante: O Tribunal Administrativo Central de Recursos Contratuais (TACRC) anulou numerosos cadernos por mencionar marcas sem esta ressalva, mesmo quando o órgão de contratação argumentava que "era a única solução compatível". O ónus da prova recai sempre na administração.

• Fórmula segura: "Requer-se descrição técnica conforme a [norma/padrão], equivalente a [marca/modelo de referência] ou equivalente que cumpra idênticas prestações técnicas."

Procure processos similares e aceda a bases de dados relevantes:

3. Estrutura imprescindível de um caderno de prescrições técnicas

Embora cada processo seja único, um PPT sólido deve manter uma estrutura coerente. De seguida, detalhamos os blocos essenciais:

4. Coerência documental: o binómio PPT-PCAP

Um dos pontos críticos onde costumam falhar os processos é a incongruência entre cadernos. O caderno de prescrições técnicas deve limitar-se a aspetos do objeto. Tudo o referente a solvabilidade económica, critérios de adjudicação, penalidades ou procedimento administrativo pertence ao PCAP.

• Regra de ouro: Se houver discrepância entre o caderno técnico e o administrativo, prevalece o PCAP. Por isso, é vital assegurar a coerência interna. Se o PCAP diz que o prazo é de 12 meses e o PPT diz 15, temos um problema de segurança jurídica garantido.

Conexão entre PPT e critérios de adjudicação

Embora os critérios se definam no PCAP, devem beber diretamente do PPT.

• Má prática: O PPT pede "limpeza padrão" mas o PCAP dá 20 pontos por "produtos ecológicos" (sem defini-los).
• Boa prática: O PPT estabelece "produtos com certificação ecológica básica como mínimo exigível". O PCAP outorga pontos a quem ofereça "certificações superiores tipo Cradle to Cradle". Assim, todos cumprem o mínimo e premeia-se a excelência.

5. Validação e controlo de qualidade com IA

Uma vez redigido o rascunho, como asseguramos que não contém erros que paralisem a licitação? A revisão manual é necessária, mas falível. Aqui é onde a tecnologia traz uma camada extra de segurança.

O uso de assistentes de redação baseados em IA como o de Tendios permite:

• Detetar menções a marcas comerciais que esqueceram a cláusula "ou equivalente".
• Identificar critérios de solvabilidade (como "experiência prévia") erroneamente localizados no caderno técnico.
• Verificar a coerência normativa com a última versão da LCSP.

Perguntas frequentes sobre o caderno de prescrições técnicas

Quem é responsável por redigir o PPT?

O órgão de contratação, normalmente através dos técnicos da unidade requerente (o serviço que tem a necessidade). Em contratos complexos, pode contratar-se assistência técnica externa para a sua elaboração.

Pode o PPT mencionar marcas comerciais?

Apenas quando for tecnicamente impossível descrever o objeto de outra forma (ex: peças sobressalentes, compatibilidade). Nesses casos, é obrigatório adicionar "ou equivalente" (art. 126.6 LCSP). A omissão é causa direta de nulidade.

Que diferença há entre PPT e PCAP?

O PPT define O QUÊ se necessita (especificações técnicas, qualidades). O PCAP define COMO se contrata (procedimento, solvabilidade, critérios de adjudicação). O PPT é técnico; o PCAP é jurídico.

Pode modificar-se o PPT depois de publicar a licitação?

Apenas mediante correção de erros materiais ou esclarecimentos que não alterem substancialmente as condições. Se a mudança for significativa, requer cancelar e voltar a publicar ou ampliar prazos (art. 136.2 LCSP). Se a mudança for substancial, implicará a retroação de atuações (art. 124 LCSP).

Conclusão: O PPT bem redigido é a base do sucesso contratual

Um caderno de prescrições técnicas robusto constrói-se sobre 5 pilares fundamentais:

1. Análise prévia: Rever antecedentes e consultar o mercado.
2. Abordagem funcional: Definir prestações, não produtos fechados.
3. Estrutura clara: Objeto, alcance, execução e conformidade.
4. Coerência documental: PPT e PCAP devem ser um ecossistema sem contradições.
5. Validação rigorosa: Detetar riscos legais antes de publicar.

Investir tempo na redação do PPT é poupar tempo na execução. Atrai melhores ofertas, reduz as consultas dos licitantes e blinda a administração face a recursos.

Necessita de validar os seus cadernos técnicos antes de publicar?

Evite erros não sanáveis e assegure a livre concorrência. A tecnologia de IA de Tendios analisa os seus rascunhos de PPT e PCAP, detetando inconsistências, menções de marca indevidas e riscos legais em segundos.