Automatização de licitações: poupe custos
Para muitos diretores comerciais e responsáveis por licitações, o dia de trabalho consiste, em grande parte, em rastrear manualmente licitações públicas. Rever boletins oficiais, saltar entre a Plataforma de Contratação do Setor Público (PLACSP) e dezenas de perfis autonómicos, e descarregar cadernos de encargos de centenas de páginas para, após horas de leitura, descartar a oportunidade por incompatibilidade com a atividade da empresa ou falta de requisitos.
Vejamos com dados reais quanto custa manter este processo manual e como o software para licitações baseado em agregação inteligente transforma esse custo afundado em vantagem competitiva.
O problema de procurar licitações manualmente: Dados reais
O problema da licitação manual é a erosão da margem operacional. Segundo dados do setor, em Espanha existem 8.393 órgãos de contratação ativos que publicam mais de 120.000 licitações por ano. Tentar abranger este volume de forma manual é humanamente impossível.
Quando uma equipa técnica qualificada dedica o seu tempo à pesquisa manual de dados em vez da engenharia de ofertas, a empresa incorre num custo de oportunidade massivo.
Quanto tempo perde realmente à procura em BOEs?
Façamos um cálculo conservador baseado no custo médio de um técnico de licitações em Espanha:
- O custo diário: Um técnico dedica em média 90 minutos diários à pesquisa, filtragem e primeira leitura de processos (PCAP/PPT).
- O custo anual: São 45 dias úteis completos por ano (quase dois meses de trabalho efetivo) dedicados exclusivamente a encontrar papéis, não a redigir ofertas vencedoras.
A dispersão: Por que existem mais de 50 portais de contratação
A fragmentação da informação é o inimigo da rentabilidade. Embora a Lei de Contratos do Setor Público (LCSP) promova a interconexão, a realidade é que a informação não reside num único repositório perfeito. Para ter uma cobertura total do mercado, uma empresa deve monitorizar um ecossistema complexo:
| Tipo de Portal | Exemplos | Frequência de uso |
|---|---|---|
| Plataforma Central | PLACSP (Plataforma de Contratação do Setor Público) | Diária |
| Boletim Europeu | DOUE (Jornal Oficial da União Europeia) | Diária (para grandes montantes) |
| Portais Autonómicos | Junta de Andaluzia, Generalitat da Catalunha, Madrid... | Variável (às vezes não sincronizam em tempo real) |
| Entidades Locais | Câmaras municipais grandes, Deputações | Específica por zona |
Tentar monitorizar isto manualmente implica um risco altíssimo de que uma licitação perfeita para a sua empresa se publique num portal regional e caduque sem que ninguém a detete.
Software agregador de licitações: o que é e como funciona
Um agregador é um motor que se conecta em tempo real a todas as fontes (PLACSP, DOUE e portais autonómicos), centralizando a informação num único painel de controlo. Isto elimina o tempo de "deslocação digital" entre sites.
Alertas inteligentes com códigos CPV
O problema do correio eletrónico não é a falta de informação, mas o excesso de informação irrelevante (ruído). A automatização permite filtrar por códigos CPV (Common Procurement Vocabulary) e contexto semântico, enviando alertas limpos apenas daquelas licitações que encaixam com o seu perfil comercial.
Análise automática de cadernos de encargos
Este é o maior salto em produtividade. A IA especializada (como o ChatBot de Tendios) lê e classifica automaticamente os documentos. O sistema extrai instantaneamente requisitos críticos como a solvabilidade económica, a classificação empresarial requerida e os critérios de adjudicação, permitindo uma análise de viabilidade (Go/No-Go) imediata.
Casos de uso reais por setor
A automatização impacta de forma diferente segundo a indústria:
- Construção e Obra Civil: Uma construtora média reduziu o seu tempo de pesquisa de 12 horas semanais para 30 minutos, filtrando automaticamente as obras que requeriam uma classificação empresarial que não possuíam.
- Consultora IT / Software: Automatizou a deteção de palavras-chave nos cadernos de encargos técnicos (PPT) para encontrar licitações onde se mencionavam tecnologias específicas ("Kubernetes", "AWS") que não apareciam no título do contrato.
- Empresa de Serviços (Limpeza): Duplicou o número de ofertas apresentadas por ano ao eliminar o estrangulamento administrativo da leitura de cadernos de encargos, reatribuindo o pessoal à redação de memórias técnicas.
Comparativa: Processo manual vs. automatizado
| Variável | Licitação Manual (Tradicional) | Licitação com IA (Tendios) |
|---|---|---|
| Tempo de deteção | 60-90 min/dia | Automático (Alertas personalizadas) |
| Leitura de cadernos de encargos | Sequencial, lenta e propensa a fadiga | Extração imediata de dados chave com IA |
| Cobertura | Limitada (portais conhecidos) | Total (Espanha + Europa) |
| Risco de erro | Alto (perda de oportunidades) | Mínimo (alertas precisas) |
| Custo anual (h/pessoa) | ~350 horas | ~20 horas (gestão de alertas) |
Perguntas frequentes sobre automatização de licitações
Quantos portais de contratação existem em Espanha?
Existem mais de 50 fontes relevantes somando a plataforma estatal, as autonómicas e as principais câmaras municipais que requerem monitorização independente.
O que são os códigos CPV e por que são importantes?
O CPV (Common Procurement Vocabulary) é um sistema de códigos numéricos usado pela UE para classificar contratos. Filtrar por CPV é muito mais preciso que usar palavras-chave genéricas.
Conclusão: Reatribua o talento a onde traz valor
Continuar a ler BOEs manualmente na era da inteligência artificial é uma desvantagem competitiva estrutural.
Ao automatizar a fase de deteção e análise preliminar, liberta os seus melhores recursos para que se concentrem no que a IA não pode fazer: desenhar a melhor estratégia técnica, ajustar os custos ao cêntimo e negociar com fornecedores.
Quer saber quanto dinheiro está a perder o seu departamento em tarefas administrativas?
