Étapes du processus de marché public

La commande publique connecte les organismes ayant besoin de biens ou de services avec les entreprises capables de les fournir. Pour optimiser la gestion de ces procédures, il est nécessaire de comprendre le flux de travail complet et les étapes du processus de marché public sous les deux perspectives : celle du pouvoir adjudicateur (qui publie) et celle du soumissionnaire (qui offre).

Ci-dessous, nous détaillons les étapes réglementaires qui composent le dossier et comment la technologie permet d'accélérer chacune d'elles.

Étapes du processus pour l'entité publique

Du point de vue de l'administration, la procédure est régie par la Loi sur les Marchés du Secteur Public (LCSP) et vise à garantir l'efficacité des dépenses et la sécurité juridique.

1. Préparation et planification de l'appel d'offres

Cette phase interne s'étend de la détection du besoin jusqu'à la publication de l'avis sur les portails officiels tels que la Plateforme des Marchés du Secteur Public.

Le pouvoir adjudicateur doit définir l'objet du marché, assurer le budget et rédiger les documents clés : le rapport justificatif, le Cahier des Prescriptions Techniques (PPT) et le Cahier des Clauses Administratives Particulières (PCAP).

À ce stade, l'utilisation d'outils d'intelligence de marché permet de consulter l'historique d'appels d'offres similaires pour ajuster les prix. Cette technologie est essentielle pour articuler avec garanties les consultations préliminaires du marché (art. 115 LCSP), en analysant la capacité réelle du secteur à satisfaire le besoin avant de lancer l'appel d'offres.

De même, la génération de documents par IA facilite la rédaction de projets de PPT et PCAP, en appliquant des validations automatiques pour réduire les erreurs normatives avant la publication.

2. Sélection et évaluation des offres

Après la publication et la réception des propositions, la commission d'appel d'offres procède à leur ouverture. L'objectif dans cette phase du processus de passation est de sélectionner l'offre présentant le meilleur rapport qualité-prix, en évaluant des critères techniques (jugements de valeur) et économiques (formules).

3. Attribution et formalisation du marché

Une fois les propositions classées par ordre d'évaluation, la demande préalable à l'attribution est lancée. Conformément à l'article 150.2 de la LCSP, cette démarche ne s'adresse pas à tous les participants, mais uniquement au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre, à qui il est demandé, outre l'accréditation de sa capacité et de sa solvabilité, la constitution de la garantie définitive et, le cas échéant, la documentation justifiant l'affectation de moyens.

Après l'accomplissement correct de cette formalité, la résolution d'attribution est prononcée. Par la suite, et en respectant le délai d'attente dans les cas susceptibles de Recours Spécial (REMC), on procède à la formalisation du contrat.

Dans cette phase, des outils d'IA pour l'analyse documentaire permettent d'assister à la validation des certificats, accélérant la vérification des exigences en vigueur et réduisant les temps administratifs.

4. Exécution du marché

La prestation du service, des travaux ou de la fourniture commence. L'entité publique assume la fonction de supervision pour s'assurer que l'exécution est strictement conforme à ce qui est stipulé dans les cahiers des charges.

5. Extinction du marché

Le processus d'appel d'offres se termine à l'expiration du délai établi, y compris les éventuelles prorogations, et le dossier est liquidé après réception de la prestation à satisfaction.

Étapes du processus pour l'entreprise privée

Pour le fournisseur, participer au processus de marché public nécessite de se concentrer sur l'identification des opportunités commerciales et la compétitivité de l'offre.

1. Détection d'opportunités (besoins)

Compte tenu de la quantité d'annonces quotidiennes sur de multiples plateformes, la première étape consiste à identifier l'appel d'offres adéquat. Pour éviter des recherches manuelles inefficaces, il est recommandé d'utiliser des systèmes d'alertes personnalisables en temps réel. 

Ces outils permettent de filtrer les opportunités non seulement par code CPV, mais aussi par mots-clés spécifiques, secteur ou zone géographique, garantissant que l'entreprise ne reçoit que les appels d'offres pertinents.

Dans cette phase, l'analyse de la solvabilité technique est souvent le principal goulot d'étranglement. Pour l'accélérer, l'IA ne résume pas seulement la documentation, mais croise les données du PCAP avec l'historique de l'entreprise pour offrir un pourcentage de compatibilité immédiat, facilitant l'élimination précoce des opportunités non viables.

2. Analyse de viabilité

Avant de consacrer des ressources à la préparation d'une proposition, l'entreprise doit décider s'il est rentable de se présenter (analyse Go/No-Go). Cela implique de réviser les cahiers des charges pour vérifier les exigences de solvabilité et les marges économiques de l'appel d'offres.

• Optimisation technologique : L'utilisation de fonctionnalités telles que le résumé de cahiers des charges par IA ou un chatbot expert chargé avec l'appel d'offres permet d'extraire des données clés du dossier de manière immédiate (comme les classifications requises ou les critères d'attribution) pour prendre des décisions rapides et fondées.

3. Préparation et présentation de l'offre

Si l'analyse est positive, l'entreprise procède à la rédaction du mémoire technique et de l'offre économique. Il est critique d'ajuster la proposition aux critères d'évaluation et de la présenter en temps et en forme pour éviter l'exclusion du processus d'appel d'offres.

4. Attribution et exécution du marché

Si l'entreprise est adjudicataire, elle doit fournir la documentation administrative finale et formaliser le contrat. Par la suite, l'exécution du projet commence selon les engagements acquis dans l'offre.

Checklist d'erreurs critiques pouvant vous exclure du processus

Même avec une offre technique brillante, de nombreux soumissionnaires et pouvoirs adjudicateurs commettent des erreurs formelles qui peuvent invalider tout le travail préalable. La réglementation est stricte et le moindre vice de forme peut entraîner l'exclusion directe.

Ci-dessous, nous détaillons les points de contrôle essentiels où vous ne pouvez pas échouer :

Pour les entreprises soumissionnaires

• Confusion d'enveloppes (Contamination de l'offre) : C'est l'erreur la plus fréquente et fatale. Introduire des informations de l'offre économique (Enveloppe C - Critères automatiques) dans l'enveloppe de documentation technique sujette à jugement de valeur (Enveloppe B) viole le principe de secret des propositions. Cela provoque l'exclusion automatique et irréversible de l'appel d'offres.
• Signature électronique invalide : Il ne suffit pas que le document semble signé. La signature doit être valide, être en vigueur au moment de la présentation et couvrir la totalité des fichiers requis (empreinte électronique). Un certificat expiré ou révoqué au moment de l'envoi laissera l'offre hors jeu.
• Solvabilité non accréditée : Se présenter à un appel d'offres dont les exigences économiques (chiffre d'affaires) ou techniques (certificats de bonne exécution) dépassent la capacité de l'entreprise. Si vous ne remplissez pas les conditions par vous-même, il est obligatoire de recourir formellement à l'intégration de la solvabilité avec des moyens externes (art. 75 LCSP) en présentant l'engagement écrit de ces entités.
• Le piège de la dernière minute : Les pannes techniques sur la Plateforme des Marchés du Secteur Public (PLACSP) ou sur les plateformes régionales durant les dernières minutes du délai ne sont généralement pas une excuse légale valide pour l'admission hors délai, sauf si une panne généralisée du système imputable à l'administration est démontrée.

Pour les entités publiques

• Cahiers des charges avec critères discriminatoires ou limitatifs : Établir des exigences de solvabilité ou des prescriptions techniques disproportionnées qui limitent injustifier la concurrence. C'est un motif direct d'interposition d'un Recours Spécial en Matière de Marchés Publics (REMC), à condition que la valeur estimée du contrat dépasse les seuils établis (art. 44 LCSP), paralysant la procédure.
• Absence de ventilation des coûts : Le budget de base de l'appel d'offres doit être détaillé correctement. Il est impératif de ventiler les coûts directs et indirects et, spécifiquement, les coûts salariaux estimés selon la convention collective de référence (art. 100.2 LCSP). L'omission de cette ventilation est une cause fréquente de nullité des cahiers des charges.
• Motivation insuffisante dans l'attribution : Attribuer le marché sur la base de critères subjectifs (jugements de valeur) sans un mémoire technique justifiant en détail pourquoi un score est supérieur à un autre. Le manque de motivation génère une insécurité juridique et est l'une des principales causes d'acceptation des recours devant les tribunaux administratifs.

Conseil Tendios :

Beaucoup de ces erreurs humaines, comme l'absence de ventilation des coûts ou la confusion des exigences de solvabilité, peuvent être évitées en utilisant des assistants IA qui valident la cohérence des cahiers des charges et analysent automatiquement les exigences du dossier avant de présenter l'offre.

Questions fréquentes sur le processus de marché public

Combien de temps dure le processus complet d'un marché public ?

Le délai total varie selon le type de procédure et l'objet du contrat. Dans une procédure ouverte standard :

Total approximatif : 4-6 mois de la détection du besoin à la signature du contrat.

• Note : Les procédures complexes, comme celles avec négociation ou dialogue compétitif, peuvent s'étendre entre 8 et 12 mois.

Une entreprise peut-elle se présenter à n'importe quel appel d'offres ?

Pas nécessairement. Elle doit remplir des conditions de :

1. Capacité d'agir : Être légalement constituée.
2. Habilitation professionnelle : Disposer des autorisations spécifiques du secteur (ex : licences sanitaires, industrielles, etc.).
3. Solvabilité économique et technique : Démontrer une expérience et des ressources suffisantes selon les seuils du PCAP.
4. Classification d'entreprise : Pour certains contrats de travaux et de services, il est obligatoire d'être classé dans le groupe et sous-groupe correspondant.

Il est fondamental de lire les exigences de solvabilité AVANT de commencer à préparer l'offre pour éviter les exclusions.

L'administration peut-elle annuler un appel d'offres après l'avoir publié ?

Oui, le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas attribuer ou conclure le marché à tout moment avant l'attribution, à condition qu'il existe des raisons justifiées (art. 152 LCSP). Cependant, les conséquences économiques pour le soumissionnaire varient selon la figure juridique employée :

• Le Désistement : Il se produit en raison d'une infraction non réparable aux normes de préparation ou de la procédure (une erreur légale du pouvoir adjudicateur). Dans ce cas, il existe un droit à indemnisation. L'article 152.3 de la LCSP précise que l'administration devra compenser les soumissionnaires pour les frais originaux qu'ils ont engagés pour la préparation de l'offre. De plus, le désistement n'empêche pas de recommencer la procédure une fois l'erreur corrigée.
• Le Renoncement : Il est dû à des raisons d'intérêt public dûment justifiées (par exemple, le besoin disparaît). Dans ce cas, la norme ne prévoit pas d'indemnisation générale pour les soumissionnaires pour les frais de préparation, sauf si une mauvaise foi ou une arbitraire extrême est prouvée. Contrairement au désistement, le renoncement empêche de promouvoir un nouvel appel d'offres sur le même objet tant que les raisons alléguées subsistent.

Conclusion : L'avantage de maîtriser les deux perspectives

Comprendre les phases du processus de marché public des deux perspectives — administration et entreprise — n'est pas seulement un exercice académique : c'est un avantage concurrentiel tangible.

Les technologies GovTech et GovAI démocratisent l'accès à cette information. Ce qui nécessitait auparavant des années d'expérience et des équipes spécialisées peut maintenant être optimisé grâce à des outils d'intelligence artificielle qui analysent les historiques, valident les documents et prédisent les probabilités de succès.

Pour les administrations publiques : 

Connaître les difficultés rencontrées par les soumissionnaires pour interpréter des cahiers des charges complexes permet de concevoir des procédures plus claires, ce qui se traduit par :

• Plus grande concurrence (plus d'offres = meilleure compétition).
• Moins de recours et de réclamations.
• Exécutions de meilleure qualité.

Pour les entreprises :

Comprendre le processus interne d'évaluation permet de :

• Préparer des offres plus alignées avec les critères d'attribution.
• Anticiper les exigences documentaires.
• Optimiser le temps consacré à chaque appel d'offres public.

L'avenir de la commande publique est plus transparent, plus efficace et plus accessible pour tous les acteurs. La clé réside dans la maîtrise du processus complet et l'exploitation des outils adéquats à chaque phase.