¿Qué documentación conforma el expediente completo?
Bueno, el expediente de licitación, para no darle más vueltas, es básicamente el “combo completo” de papeles que hay que juntar cuando alguien quiere ganarse un contrato público. No es un simple formulario, eh. Es una carpeta con todo lo necesario para que el proceso no termine en desastre. Te cuento, normalmente vas a ver estos documentos:
Pliego de Bases y Condiciones: El famoso “manual de instrucciones”. Acá te dicen las reglas del juego: qué se busca contratar, quién puede participar (o quién ni sueñe), cómo hay que presentar la propuesta y con qué criterios van a decidir a quién le dan el contrato. Si te lo saltás, olvidate.
Documentación Administrativa: Este es el “CV” de la empresa, por así decirlo. Hay que probar que la firma existe, que está en regla, que no está fundida y que tiene legalidad para firmar. Van desde certificados de AFIP, inscripción, hasta balances contables. Un embole, pero necesario.
Documentación Técnica: Acá sí hay que lucirse. Es donde mostrás cómo pensás cumplir con el contrato. Mételes descripciones, planos, cronogramas, lo que haga falta para que vean que sabés lo que hacés y que vas a cumplir.
Propuesta Económica: El numerito. Básicamente, cuánto cobrás por hacer el trabajo. Suele venir en una planilla estándar para que no haya líos y todos los números sean comparables. Ojo con los errores acá, porque te pueden volar por una coma mal puesta.
Documentos de Garantía: Esto es como cuando alquilás y te piden garantía. Sirve para que no te borres después de ganar. Pueden ser pólizas, garantías bancarias, lo que haga falta para que el Estado duerma tranquilo.
Informes de Evaluación: Estos los hace el organismo público. Son los “por qué” de la elección. Ahí explican cómo evaluaron las propuestas y por qué eligieron a tal empresa y no a otra. Si perdés, al menos podés ver en qué la pifiaron (o si hubo algo raro, guiño guiño).
Contrato: El papel final donde todo queda por escrito. Firmás y ya no hay marcha atrás, con derechos y obligaciones claritos para ambas partes. Si después hay líos, esto es lo que vale.
Ojo, no todos los países o contratos piden lo mismo. Hay que leer bien la letra chica y chequear las reglas del lugar donde te metés. Y ni hablar de presentar todo en tiempo y forma, porque si te colgás, fuiste. Así que sí, paciencia y ojo de águila si te vas a meter en licitaciones, porque el papeleo es denso y no hay margen para errores tontos.