¿Cómo se factura y cobra en un contrato público?
Uf, el tema de facturar y cobrar en contratos públicos… no es precisamente un paseo por el parque, ¿eh? Cada país tiene su propia jungla de reglas, y encima los gobiernos locales a veces se inventan sus propias versiones. Así que, sí, hay que estar con mil ojos.
Primero, lo básico: cuando una empresa se mete en esto de los contratos públicos, tiene que tener clarísimo cómo levantar la factura. No es solo poner “por servicios prestados” y listo. Te piden hasta el último detalle: qué hiciste, cuándo lo entregaste, cuánto cuesta cada cosa, el número de contrato (¡siempre se olvida!), y a veces hasta datos que ni sabías que existían. Y claro, si el contrato dice que la factura tiene que tener X información, pues la tiene que tener. No hay de otra.
Ahora, el tema moderno: la facturación electrónica. Olvídate de los papeles en la mayoría de los casos. Te toca aprender a usar las plataformas oficiales, que nunca funcionan a la primera. Y hay que seguir el formato estándar, que si falta una coma o un campo obligatorio, ¡pum! Factura rechazada. En algunos lados, encima tienes que pasar por la bendición de la agencia tributaria antes de mandar tu factura al cliente. Un show.
¿Cobrar? Bueno, aquí es cuando la paciencia es tu mejor amiga. No te van a pagar ni bien mandes la factura. Primero, el organismo público tiene que revisar todo y dar el visto bueno. Eso puede tomar días… o semanas, dependiendo de lo que diga el contrato o de cómo se levanten ese mes en la oficina de pagos. Algunos contratos lo dejan clarito: “Te pago en 30 días”. Otros, ni una pista, y ahí toca cruzar los dedos.
En Europa, por ejemplo, hay una directiva (la 2011/7/UE, para los que les gusta el dato nerd) que obliga a los organismos públicos a pagar en 30 días, salvo que acuerden otra cosa. Ahora bien, ¿si se retrasan? Teóricamente, puedes pedir intereses y hasta reclamar gastos de cobro. Pero cuidado, antes de lanzarte a la guerra, mejor habla con un abogado. No es lo mismo pelearte con el primo que con Hacienda.
Por último, no subestimes la importancia de llevar un archivo ordenado de todas las facturas y pagos. Parece obvio, pero cuando vienen los auditores o surge un lío, ese registro te puede salvar el pellejo. Además, así tienes control sobre tu flujo de caja y no andas persiguiendo pagos como alma en pena.
En resumen: facturar y cobrar en el sector público es un arte de paciencia, detalle y buena organización. Si lo manejas bien, puede ser una mina de oro. Si no… bueno, prepárate para dolores de cabeza.
