Ausschreibung für KMU: Leitfaden für das öffentliche Auftragswesen

Der öffentliche Sektor macht etwa 14 % des BIP in der Europäischen Union aus. Für viele Unternehmen ist er der wichtigste Kunde der nationalen Wirtschaft. Dennoch gibt es eine psychologische Barriere: der Glaube, dass Ausschreibungen für KMU eine unmögliche Mission sind, die den großen Konzernen des IBEX 35 vorbehalten ist.

Die Realität sieht anders aus. Das Gesetz 9/2017 über Verträge des öffentlichen Sektors (LCSP) legt in seiner Präambel die Notwendigkeit fest, den Zugang für kleine und mittlere Unternehmen zu erleichtern. Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines Unternehmen führen, kann die Verwaltung Ihr nächster großer Kunde sein.

In diesem Leitfaden schlüsseln wir auf, wie das Ökosystem des öffentlichen Auftragswesens für KMU funktioniert, die rechtlichen Anforderungen, die Arten von Verfahren und wie die Technologie der künstlichen Intelligenz das Spielfeld ebnet.

Warum ist es für KMU in Spanien strategisch wichtig, an Ausschreibungen teilzunehmen?

Über das Umsatzvolumen hinaus bietet die Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor Wettbewerbsvorteile, die für die Stabilität eines kleinen Unternehmens entscheidend sind:

• Bonität und Zahlungssicherheit: Obwohl der Mythos von Zahlungsausfällen existiert, ist die Verwaltung langfristig ein sicherer Zahler. Zwar kann es zu Verzögerungen kommen, aber das Gesetz sieht Schutzmechanismen vor, wie das Anfallen von Verzugszinsen bei Überschreitung der gesetzlichen Zahlungsfrist. Sie können die realen Daten in den Berichten über die Durchschnittliche Zahlungsfrist (PMP) des Finanzministeriums einsehen.
• Wiederkehr und Stabilität: Viele Dienstleistungsverträge (Reinigung, Wartung, Beratung) oder Lieferverträge sind mehrjährig. Der Gewinn einer Ausschreibung kann einen Teil Ihres festen Umsatzes für 2, 3 oder bis zu 4 Jahre sichern.
• Reputation und technische Leistungsfähigkeit: Ein öffentlicher Zuschlag bestätigt Ihre Leistungsfähigkeit gegenüber dem privaten Markt. Für ein Ministerium oder ein Rathaus gearbeitet zu haben, ist ein gewichtiges Zeugnis in Ihrem Unternehmenslebenslauf.

Anforderungen für die Teilnahme an Ausschreibungen als KMU: Das Haus in Ordnung bringen

Bevor Sie nach Möglichkeiten suchen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die europäischen Vorschriften und das LCSP verlangen, dass jedes Unternehmen voll geschäftsfähig ist und seine Eignung nachweist.

1. Obligatorische digitale Werkzeuge

Heutzutage ist der Prozess zu 100 % elektronisch. Sie können kein Angebot einreichen ohne:

• Qualifiziertes digitales Zertifikat: Als Vertreter einer juristischen Person oder einer natürlichen Person (Selbstständiger).
• Registrierung auf Plattformen: Sie müssen auf der Plattform für das öffentliche Auftragswesen (PLACSP) und, abhängig von Ihrem geografischen Gebiet, auf autonomen Plattformen (wie der der Generalitat de Catalunya oder der Junta de Andalucía) registriert sein.

2. Eintragung in das ROLECE

Das Offizielle Register der Bieter und Klassifizierten Unternehmen des Staates (ROLECE) ist Ihr "Reisepass" für Ausschreibungen. Obwohl in summarischen vereinfachten offenen Verfahren (kleine Verträge) die Fähigkeit bei jeder Ausschreibung dokumentarisch nachgewiesen werden kann, verlangt das LCSP (Art. 159) die Eintragung in das ROLECE für die Teilnahme an vereinfachten offenen Verfahren.

• Vorteil: Die Eintragung erspart Ihnen die Vorlage von Urkunden, Vollmachten und Ausweisen bei jeder Ausschreibung. Sie weist Ihre Geschäftsfähigkeit gegenüber allen Vergabestellen nach. 
  • Link: Eintragung in das ROLECE.

3. Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit

Sie müssen kein multinationales Unternehmen sein, aber Sie müssen nachweisen, dass Sie den Vertrag ausführen können. Die Vergabeunterlagen verlangen in der Regel:

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Im Allgemeinen ein Jahresumsatz, der sich auf das beste der letzten drei verfügbaren Geschäftsjahre bezieht. Gemäß LCSP sollte diese Anforderung das Anderthalbfache des geschätzten Vertragswerts nicht überschreiten (außer bei Begründung).
• Technische Leistungsfähigkeit: Zertifikate über die ordnungsgemäße Ausführung ähnlicher Arbeiten in den letzten Jahren. Wenn Sie ein neu gegründetes Unternehmen sind (weniger als 5 Jahre), erlaubt das Gesetz den Nachweis der Eignung durch andere Mittel (akademische Titel, materielle Mittel), was die Teilnahme an Ausschreibungen für neu entstandene KMU erleichtert.

4. Versicherungen und Klassifizierung

Für Dienstleistungs- und Lieferverträge wird selten eine Unternehmensklassifizierung verlangt (außer bei großen Beträgen). Bei Bauaufträgen mit einem geschätzten Wert von 500.000 € oder mehr ist die Klassifizierung jedoch obligatorisch. Beachten Sie außerdem, dass Sie fast immer eine Haftpflichtversicherung (RC) benötigen, die der Tätigkeit entspricht.

Arten von Verfahren: An welchen sollte ein KMU teilnehmen?

Nicht alle öffentlichen Ausschreibungen für kleine Unternehmen sind gleich. Das Verständnis des Verfahrens ist entscheidend, um Ihre Erfolgschancen zu berechnen.

• Kleinauftrag (Contrato Menor): Direktvergabe für geringe Beträge (weniger als 40.000 € bei Bauleistungen und 15.000 € bei Dienstleistungen/Lieferungen). Sie sind schnell, aber mit weniger Werbung und Transparenz.
• Offenes Verfahren: Der Standard. Jedes Unternehmen kann sich bewerben. Bewertet werden die Eignung und das Angebot.
• Vereinfachtes offenes Verfahren: Speziell entwickelt, um die Bürokratie zu beschleunigen. Fristen und administrative Umschläge werden reduziert. Es ist ideal für KMU, erfordert jedoch eine obligatorische Eintragung in das ROLECE.
• Dynamische Beschaffungssysteme (SDA): Vollständig elektronische Verfahren für Käufe des täglichen Bedarfs. Sie funktionieren wie eine vorherige Zulassung, bei der dann spezifische Ausschreibungen gestartet werden.

Sie können die Details dieser Verfahren in den EU-Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe einsehen.

Der Lebenszyklus einer Ausschreibung Schritt für Schritt

Um öffentliche Aufträge zu gewinnen, müssen Sie die drei Phasen des Lebenszyklus beherrschen. Hier machen die meisten Unternehmen Fehler aus Mangel an Methode.

1. Erkennung und Filterung (Market Intelligence)

Es gibt täglich tausende von Ausschreibungen. Manuelles Suchen im BOE oder auf autonomen Plattformen ist ineffizient. Ausschreibungen werden nach CPV-Codes (Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge der EU) kategorisiert, sind aber oft von der Verwaltung falsch gekennzeichnet.

Um keine Chancen zu verpassen, ist es entscheidend, einen Schritt weiter zu gehen und Market Intelligence anzuwenden. Es reicht nicht aus, die Akte zu finden, Sie müssen historische Daten und Preise der Konkurrenz analysieren, um nur jene Ausschreibungen zu filtern, bei denen Sie wirklich wettbewerbsfähig sind.

Tipp: 

Nutzen Sie Tools, die nach Schlüsselwörtern und semantischem Kontext suchen und Ihnen ermöglichen, Marktdaten zu visualisieren, um unrentable Optionen auszuschließen.

2. Analyse der Vergabeunterlagen (PCAP UND PPT)

Sobald die Gelegenheit erkannt wurde, laden Sie zwei kritische Dokumente herunter:

• Besondere Verwaltungsbedingungen (PCAP): Die rechtlichen Regeln. Eignungskriterien, Preisbewertungsformel, Strafen.
• Technische Vorschriften (PPT): Die technischen Bedürfnisse. Was Sie liefern müssen und wie man ein PPT erstellt.

3. Prüfung der Garantien

Um an einer Ausschreibung teilzunehmen, wird manchmal eine vorläufige Sicherheit verlangt (um sicherzustellen, dass Sie das Angebot aufrechterhalten). Wenn Sie als Zuschlagsempfänger vorgeschlagen werden, müssen Sie die endgültige Sicherheit stellen (in der Regel 5 % des Zuschlagspreises), um die korrekte Ausführung zu gewährleisten.

4. Vorbereitung und Einreichung des Angebots

Sie müssen normalerweise drei elektronische Umschläge vorbereiten:

• Umschlag A: Verwaltungsunterlagen (EEE, Verantwortliche Erklärungen).
• Umschlag B: Technisches Angebot (Werturteil). Fügen Sie hier niemals Preise ein.
• Umschlag C: Wirtschaftliches Angebot und automatische Kriterien.

Wie man als KMU an Ausschreibungen teilnimmt, ohne dabei unterzugehen: Technologie und Effizienz

Traditionell erforderte die Teilnahme an Ausschreibungen eine exklusive Abteilung, die sich dem Lesen von Papieren und dem Verfassen von Berichten widmete. Dies ließ KMU gegenüber großen Unternehmen außen vor. Heute hat die Technologie den Zugang demokratisiert.

Der Einsatz spezialisierter künstlicher Intelligenz ermöglicht es einem kleinen Unternehmen, unter gleichen Bedingungen zu konkurrieren:

1. Erkennung ohne Rauschen: Intelligente Aggregatoren wie der von Tendios zentralisieren alle Quellen (staatlich, autonom und lokal) und filtern irrelevante Chancen heraus, was Stunden täglicher Suche spart.
2. Machbarkeitsanalyse: Agentic AI-Tools können ein 200-seitiges Pflichtenheft in Sekunden lesen und die Schlüsseldaten extrahieren: Habe ich die erforderliche Eignung? Gibt es Personalübernahme? Was sind die Zuschlagskriterien?
3. Wettbewerbsintelligenz: Wissen Sie, zu welchem Preis Ihre Konkurrenz im vorherigen Vertrag angeboten hat? Fortgeschrittene Datenbanken ermöglichen es Ihnen, die Zuschlagshistorien einzusehen, um mit Ihrem Preis nicht blind zu fliegen.

Häufig gestellte Fragen zu Ausschreibungen für KMU

Kann sich ein KMU an einer großen Ausschreibung beteiligen?

Ja, durch die Figur der UTE (Temporäre Unternehmensvereinigung). Sie können sich mit anderen Unternehmen zusammenschließen, um Bonität und Ressourcen zu bündeln, und sich gemeinsam bewerben, um einen Vertrag auszuführen, der einzeln nicht tragbar wäre.

Was ist das EEE und warum ist es wichtig?

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist eine auf europäischer Ebene standardisierte verantwortliche Erklärung. Sie ersetzt einen Großteil der anfänglichen Verwaltungsunterlagen und vereinfacht den Prozess der Angebotsabgabe erheblich.

Bin ich verpflichtet, Unteraufträge zu vergeben?

Bei einigen großen Verträgen kann die Verwaltung verlangen, dass ein Prozentsatz des Vertrags an KMU untervergeben wird, obwohl dies bei großen Bauvorhaben häufiger vorkommt. Andererseits können Sie als KMU Teile des Vertrags untervergeben (außer den in den Vergabeunterlagen angegebenen kritischen Aufgaben), unter Einhaltung der Grenzen des LCSP (Art. 215).

Was passiert, wenn ich mein Angebot verspätet einreiche?

Im öffentlichen Auftragswesen sind Fristen fatal. Eine Minute zu spät bedeutet den automatischen Ausschluss. Wir empfehlen, Angebote mindestens 24 Stunden vorher einzureichen, um technische Probleme mit Zertifikaten oder der Java-Plattform zu vermeiden.

Fazit

Der Markt für öffentliches Auftragswesen ist für das spanische Unternehmensgewebe offener denn je. Die Teilnahme an Ausschreibungen für KMU ist nicht nur möglich, sondern ein Weg zu Wachstum und Stabilität. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Professionalisierung: die Unterlagen auf dem neuesten Stand zu haben (ROLECE), nur jene Chancen auszuwählen, bei denen wir wettbewerbsfähig sind, und sich auf technologische Werkzeuge zu stützen, die die administrative Last reduzieren.