Traçabilitat en Fons Europeus: evita reintegraments
La gestió dels fons NextGenerationEU ha injectat liquiditat, però també una complexitat administrativa important. L'èxit ja no és només adjudicar; és justificar.
En aquest article, analitzem tècnicament com blindar els teus expedients mitjançant la traçabilitat documental i com la tecnologia GovTech està substituint els fulls de càlcul per superar les auditories europees.
Per què fallen les auditories de fons europeus: El problema real
Segons dades històriques del Tribunal de Comptes Europeu, una part significativa de les correccions financeres no es deu a frau, sinó a errors administratius i falta de pistes d'auditoria clares.
En el context actual del Mecanisme de Recuperació i Resiliència (MRR), regulat pel Reglament (UE) 2021/241, la càrrega de la prova recau totalment en l'entitat executora. Si no pots demostrar documentalment, anys després, per què es va triar un contracte o com es va validar l'impacte ambiental, la despesa és considerada no elegible.
Els 3 punts crítics de fallada en una auditoria
- Incompliment del principi DNSH: No acreditar documentalment que la inversió respecta el principi de "no causar un perjudici significatiu" al medi ambient (etiquetatge verd i climàtic).
- Manca de vinculació amb fites i objectius: Gastar el fons en partides que no computen per a la fita (CID) compromesa amb Brussel·les o que es desvien de la memòria inicial.
- Gestió de Conflictes d'Interès: No haver realitzat l'anàlisi ex-ante de conflicte d'interès (DACI) ni l'encreuament de dades obligatori en COFFEE (eina Minerva) abans de l'adjudicació, tal com exigeix l'Ordre HFP/1030/2021.
Traçabilitat documental: Més enllà del PDF
La traçabilitat en el sector públic no és només guardar PDFs en una carpeta de xarxa compartida. La traçabilitat real implica crear una pista d'auditoria inalterable que vinculi tres elements:
- La dada: Ex. Import d'adjudicació.
- La font: Ex. Plec de Clàusules Administratives (PCAP).
- La decisió: Ex. Informe de proposta d'adjudicació.
El problema dels mètodes tradicionals és la desconnexió. La fiscalització manual requereix hores per verificar, per exemple, si el codi CPV del contracte encaixa amb la taxonomia verda exigida per la convocatòria, la qual cosa fa que augmenti el risc d'error humà en encreuaments de dades complexos.
Com la IA especialitzada prevé reintegraments
Per mitigar el risc de reintegraments, les administracions més avançades estan transitant de la gestió manual a eines d'intel·ligència artificial especialitzada (GovTech).
No parlem d'eines genèriques, sinó de plataformes que entenen la Llei de Contractes del Sector Públic (LCSP) i les bases reguladores dels fons. Aquí és on solucions com Tendios marquen la diferència tècnica:
1. Validació automàtica de requisits (Checklist NGEU)
En lloc de revisar manualment si un plec compleix amb els requisits de publicitat de fons europeus, els agents autònoms (software especialitzat) escanegen el document i verifiquen:
- Presència de logotips i referències al Pla de Recuperació.
- Inclusió de clàusules obligatòries antifrau.
- Coherència entre l'objecte del contracte i les etiquetes climàtiques/digitals.
2. Tecnologia RAG: L'"auditor digital" sense al·lucinacions
A diferència d'un xat genèric que pot inventar normatives, la tecnologia RAG (Retrieval-Augmented Generation) utilitzada en entorns segurs funciona com un auditor digital:
- Busca la normativa vigent (ordres ministerials, instruccions de l'OIReScon).
- Analitza el teu expedient.
- Genera un informe de validació citant l'article exacte que es compleix o s'incompleix.
Comparativa: Gestió manual vs. Gestió automatitzada
| Variable | Gestió Manual (Tradicional) | Gestió amb IA Especialitzada (Tendios) |
|---|---|---|
| Temps de revisió | Dies per expedient | Minuts (anàlisi automàtica) |
| Risc d'error humà | Alt (fatiga, canvis normatius) | Mínim (regles actualitzades) |
| Traçabilitat | Dispersa (emails, carpetes) | Centralitzada i inalterable |
| Seguretat Jurídica | Reactiva (esmenar errors) | Preventiva (alertes prèvies) |
Checklist: Documentació mínima per sobreviure a una auditoria
Per assegurar l'elegibilitat, el teu expedient ha de contenir, traçats i validats, almenys aquests elements:
- Memòria justificativa amb enllaç explícit al component del PRTR.
- Autoavaluació DNSH favorable abans de la licitació.
- Plecs (PCAP/PPT) amb criteris de solvència i adjudicació alineats a l'ordre de subvenció.
- DACIs signades per tots els intervinents (mesa, òrgan de contractació).
- Certificats d'estar al corrent d'obligacions tributàries i SS en el moment exacte del pagament.
Preguntes Freqüents sobre Fons Europeus (FAQ)
Què passa si no compleixo amb el principi DNSH?
L'incompliment del principi de "no causar un perjudici significatiu" converteix la despesa en no elegible. Això exposa l'entitat a correccions financeres que, depenent de la gravetat, poden comportar el reintegrament total de l'ajuda més els interessos de demora, independentment que l'obra o servei s'hagi executat correctament en el pla material.
Durant quant de temps he de custodiar la documentació?
Molt de compte amb això: el termini no comença quan tu pagues la factura. El Reglament (UE) 2021/241 exigeix mantenir la pista d'auditoria disponible durant un període mínim de 5 anys (3 anys si el finançament no supera els 60.000 €) a partir del pagament del saldo final de la Comissió Europea a Espanya.
Atès que el Pla de Recuperació s'estén diversos anys, a la pràctica això t'obliga a custodiar i garantir l'accessibilitat digital dels expedients molt més enllà de la data d'execució del contracte.
Pot una IA ajudar-me a redactar la justificació d'una memòria?
Sí, però amb matisos. Una IA generativa estàndard pot cometre errors. Una IA especialitzada amb arquitectura RAG (com la que integra Tendios) redactarà la justificació basant-se estrictament en les dades del teu expedient i la normativa aplicable, oferint un esborrany sòlid perquè el tècnic el validi.
Conclusió: La tecnologia com a blindatge jurídic
Gestionar fons europeus no hauria de treure la son als responsables públics. La complexitat normativa és alta, però les eines per gestionar-la existeixen.
Adoptar sistemes de traçabilitat i validació automàtica no és un luxe tecnològic; és una mesura de prudència administrativa. Permet als tècnics aixecar la vista dels papers per centrar-se en el valor dels projectes, sabent que la "fontaneria" jurídica està assegurada davant futures inspeccions.
Vols comprovar el nivell de risc dels teus expedients actuals?
Articles relacionats
