Automatització de licitacions: estalvia costos
Per a molts directors comercials i responsables de licitacions, la jornada laboral consisteix, en gran part, a rastrejar manualment licitacions públiques. Revisar butlletins oficials, saltar entre la Plataforma de Contractació del Sector Públic (PLACSP) i desenes de perfils autonòmics, i descarregar plecs de centenars de pàgines per a, després d'hores de lectura, descartar l'oportunitat per incompatibilitat amb l'activitat de l'empresa o falta de requisits.
Vegem amb dades reals quant costa mantenir aquest procés manual i com el software per a licitacions basat en agregació intel·ligent transforma aquest cost enfonsat en avantatge competitiu.
El problema de buscar licitacions manualment: Dades reals
El problema de la licitació manual és l'erosió del marge operatiu. Segons dades del sector, a Espanya existeixen 8.393 òrgans de contractació actius que publiquen més de 120.000 licitacions a l'any. Intentar abastar aquest volum de forma manual és humanament impossible.
Quan un equip tècnic qualificat dedica el seu temps a la recerca manual de dades en lloc de a l'enginyeria d'ofertes, l'empresa incorre en un cost d'oportunitat massiu.
Quant temps perds realment buscant en BOEs?
Fem un càlcul conservador basat en el cost mitjà d'un tècnic de licitacions a Espanya:
- El cost diari: Un tècnic dedica de mitjana 90 minuts diaris a la recerca, filtratge i primera lectura d'expedients (PCAP/PPT).
- El cost anual: Són 45 jornades laborals completes a l'any (gairebé dos mesos de treball efectiu) dedicades exclusivament a trobar papers, no a redactar ofertes guanyadores.
La dispersió: Per què existeixen més de 50 portals de contractació
La fragmentació de la informació és l'enemic de la rendibilitat. Encara que la Llei de Contractes del Sector Públic (LCSP) promou la interconnexió, la realitat és que la informació no resideix en un únic repositori perfecte.
Per tenir una cobertura total del mercat, una empresa ha de monitoritzar un ecosistema complex:
| Tipus de Portal | Exemples | Freqüència d'ús |
|---|---|---|
| Plataforma Central | PLACSP (Plataforma de Contractació del Sector Públic) | Diària |
| Butlletí Europeu | DOUE (Diari Oficial de la Unió Europea) | Diària (per a grans imports) |
| Portals Autonòmics | Junta d'Andalusia, Generalitat de Catalunya, Madrid... | Variable (a vegades no sincronitzen en temps real) |
| Entitats Locals | Ajuntaments grans, Diputacions | Específica per zona |
Intentar monitoritzar això manualment implica un risc altíssim que una licitació perfecta per a la teva empresa es publiqui en un portal regional i caduqui sense que ningú la detecti.
Software agregador de licitacions: què és i com funciona
Un agregador és un motor que es connecta en temps real a totes les fonts (PLACSP, DOUE i portals autonòmics), centralitzant la informació en un únic tauler de control. Això elimina el temps de "desplaçament digital" entre webs.
Alertes intel·ligents amb codis CPV
El problema del correu electrònic no és la falta d'informació, sinó l'excés d'informació irrellevant (soroll).
L'automatització permet filtrar per codis CPV (Common Procurement Vocabulary) i context semàntic, enviant alertes netes només d'aquelles licitacions que encaixen amb el teu perfil comercial.
Anàlisi automàtica de plecs
Aquest és el major salt en productivitat. La IA especialitzada (com el ChatBot de Tendios) llegeix i classifica automàticament els documents. El sistema extreu a l'instant requisits crítics com la solvència econòmica, la classificació empresarial requerida i els criteris d'adjudicació, permetent una anàlisi de viabilitat (Go/No-Go) immediata.
Casos d'ús reals per sector
L'automatització impacta de forma diferent segons la indústria:
- Construcció i Obra Civil: Una constructora mitjana va reduir el seu temps de recerca de 12 hores setmanals a 30 minuts, filtrant automàticament les obres que requerien una classificació empresarial que no posseïen.
- Consultora IT / Software: Va automatitzar la detecció de paraules clau en els plecs tècnics (PPT) per trobar licitacions on s'esmentaven tecnologies específiques ("Kubernetes", "AWS") que no apareixien en el títol del contracte.
- Empresa de Serveis (Neteja): Va duplicar el nombre d'ofertes presentades a l'any en eliminar el coll d'ampolla administratiu de la lectura de plecs, reassignant al personal a la redacció de memòries tècniques.
Comparativa: Procés manual vs. automatitzat
| Variable | Licitació Manual (Tradicional) | Licitació amb IA (Tendios) |
|---|---|---|
| Temps de detecció | 60-90 min/dia | Automàtic (Alertes personalitzades) |
| Lectura de plecs | Seqüencial, lenta i propensa a fatiga | Extracció immediata de dades clau amb IA |
| Cobertura | Limitada (portals coneguts) | Total (Espanya + Europa) |
| Risc d'error | Alt (pèrdua d'oportunitats) | Mínim (alertes precises) |
| Cost anual (h/persona) | ~350 hores | ~20 hores (gestió d'alertes) |
Preguntes freqüents sobre automatització de licitacions
Quants portals de contractació hi ha a Espanya?
Existeixen més de 50 fonts rellevants sumant la plataforma estatal, les autonòmiques i els principals ajuntaments que requereixen monitoratge independent.
Què són els codis CPV i per què són importants?
El codi CPV (Common Procurement Vocabulary) és un sistema de codis numèrics utilitzat per la UE per classificar contractes. Filtrar per CPV és molt més precís que utilitzar paraules clau genèriques.
Conclusió: Reassigna el talent a on aporta valor
Seguir llegint BOEs manualment en l'era de la intel·ligència artificial és un desavantatge competitiu estructural.
En automatitzar la fase de detecció i anàlisi preliminar, alliberes als teus millors recursos perquè es concentrin en el que la IA no pot fer: dissenyar la millor estratègia tècnica, ajustar els costos al cèntim i negociar amb proveïdors.
Vols saber quants diners està perdent el teu departament en tasques administratives?
