Formalización del contrato público: plazos, requisitos y efectos
La formalización del contrato público es el acto mediante el cual la adjudicación, ya firme, se plasma en un documento jurídicamente vinculante que perfecciona el contrato y habilita al contratista para iniciar la ejecución de la prestación. Es el último paso del procedimiento de licitación antes de que comience la vida del contrato, y su correcta tramitación tiene consecuencias directas tanto para el adjudicatario como para el órgano de contratación.
Sin embargo, la formalización es también una de las fases más descuidadas en la práctica administrativa. Los retrasos en este trámite, la falta de constitución de la garantía definitiva en plazo o la negativa del contratista a formalizar generan situaciones de inseguridad jurídica que pueden derivar en la pérdida del contrato o en la responsabilidad patrimonial de ambas partes. Conocer con precisión el marco legal aplicable evita errores que, a estas alturas del proceso, resultan especialmente costosos.
Qué es la formalización y cuándo se produce
La formalización del contrato público es el acto formal por el que las partes, órgano de contratación y contratista, suscriben el documento que recoge los términos del acuerdo alcanzado mediante el procedimiento de adjudicación. Conforme al artículo 153 de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), la formalización debe producirse en documento administrativo dentro de los plazos establecidos legalmente, salvo que el adjudicatario solicite que se eleve a escritura pública, en cuyo caso los gastos notariales corren a su cargo.
Es importante comprender el régimen de perfección del contrato en la LCSP. Conforme al artículo 36.1 LCSP, los contratos que celebren los poderes adjudicadores se perfeccionan, con carácter general, con su formalización. Esto significa que el vínculo jurídico pleno entre las partes no nace con la adjudicación, sino con la firma del documento contractual. La adjudicación es un acto preparatorio necesario, pero el contrato solo existe jurídicamente desde que se formaliza. La excepción son los contratos basados en acuerdo marco y los contratos específicos en el marco de un sistema dinámico de adquisición, que sí se perfeccionan con su adjudicación (art. 36.3 LCSP).
Contenido del documento de formalización
El documento de formalización recoge los elementos esenciales del contrato: objeto, precio, plazo de ejecución, régimen de pagos, condiciones especiales de ejecución y demás extremos del pliego que resulten de aplicación. En caso de discrepancia entre el pliego y el documento de formalización, prevalece el contenido del pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP), que es el documento rector del contrato.
Plazos legales para la formalización
La LCSP establece plazos distintos en función del tipo de procedimiento y de si ha mediado o no recurso especial en materia de contratación. El régimen general, recogido en el artículo 153.3 LCSP, obliga a formalizar el contrato dentro de los quince días hábiles siguientes a la recepción de la notificación de la adjudicación por el adjudicatario. Este plazo se cuenta desde que el contratista recibe la notificación, no desde que la adjudicación es publicada en la plataforma.
Cuando el contrato está sujeto a recurso especial en materia de contratación (art. 44 LCSP), la formalización no puede producirse hasta que hayan transcurrido quince días hábiles desde la remisión de la notificación de la adjudicación a los licitadores. Este plazo de espera, conocido como período suspensivo o standstill, tiene por objeto garantizar que cualquier licitador que quiera impugnar la adjudicación pueda hacerlo antes de que el contrato quede formalizado y entre en ejecución. La Directiva 89/665/CEE relativa a los procedimientos de recurso en materia de adjudicación de contratos, modificada por la Directiva 2007/66/CE, establece el fundamento europeo de este mecanismo.
Consecuencias de la formalización prematura
El incumplimiento del período suspensivo y la formalización prematura constituyen una infracción del ordenamiento que puede determinar la ineficacia del contrato conforme al artículo 39 LCSP. Esta es una de las causas de nulidad de pleno derecho del contrato expresamente previstas en la ley, lo que refuerza la importancia de respetar escrupulosamente los plazos antes de proceder a la firma.
Requisitos previos a la formalización
Garantía definitiva y acreditación de solvencia
Antes de que pueda tener lugar la formalización, el adjudicatario debe cumplir una serie de requisitos previos que la propia LCSP condiciona a la validez del acto. El más relevante es la constitución de la garantía definitiva, que con carácter general equivale al 5 % del importe de adjudicación del contrato (art. 107 LCSP), salvo que el pliego haya fijado un porcentaje distinto dentro de los márgenes legales. La garantía puede constituirse en metálico, mediante aval bancario, seguro de caución o mediante retención del precio, según lo prevea el pliego.
El adjudicatario también debe acreditar, en su caso, que no está incurso en ninguna de las prohibiciones de contratar del artículo 71 LCSP y que mantiene vigentes las condiciones de solvencia con las que fue admitido al procedimiento. Si la acreditación de solvencia se realizó mediante medios de terceros (art. 75 LCSP), el compromiso de disposición de esos medios debe mantenerse y acreditarse en este momento. La desaparición sobrevenida de alguna de estas condiciones entre la adjudicación y la formalización puede determinar la resolución de la adjudicación y la ejecución de la garantía provisional si se hubiera constituido.
Habilitaciones específicas y verificación previa
En contratos que requieren habilitaciones o inscripciones registrales específicas, como instaladores autorizados, empresas de seguridad o entidades de auditoría, el pliego puede exigir la acreditación de esas habilitaciones como condición previa a la firma. El órgano de contratación tiene la facultad de comprobar todos estos extremos antes de proceder a la formalización, y la negativa o demora injustificada del contratista en aportarlos equivale a una negativa a formalizar, con las consecuencias previstas en el artículo 153.4 LCSP.
Consecuencias de no formalizar en plazo
La LCSP distingue dos escenarios de incumplimiento del plazo de formalización según cuál sea la parte responsable. Si la demora es imputable al órgano de contratación, el contratista tiene derecho a solicitar que se le compense por los perjuicios que el retraso le haya ocasionado, incluidos los costes derivados del mantenimiento de las garantías constituidas. Si el retraso supera los plazos que el propio contrato establece como periodo de inicio de la ejecución, el contratista puede incluso renunciar al contrato sin penalización.
Negativa imputable al adjudicatario
Si, por el contrario, la negativa a formalizar es imputable al adjudicatario, las consecuencias son considerablemente más graves. Conforme al artículo 153.4 LCSP, el órgano de contratación puede acordar la resolución de la adjudicación con incautación de la garantía provisional si se hubiera exigido. Adicionalmente, se exigirá al adjudicatario el abono de una penalidad equivalente al 3 % del presupuesto base de licitación, IVA excluido, que se deducirá preferentemente de la garantía provisional constituida. El órgano de contratación puede asimismo reclamar los daños y perjuicios causados que excedan del importe de dicha penalidad.
La negativa a formalizar puede constituir además causa de prohibición de contratar conforme al artículo 71.2.d) LCSP, con el consiguiente efecto sobre la capacidad del contratista para participar en futuros procedimientos durante el período de vigencia de la prohibición. En la práctica, estas situaciones suelen producirse cuando el adjudicatario constata, tras la adjudicación, que su oferta económica no es sostenible con los precios de mercado vigentes. Conocer el régimen de bajas temerarias y sus implicaciones desde la fase de preparación de la oferta es la forma más efectiva de evitar llegar a esta situación.
Forma del documento de formalización y publicidad
La regla general es que los contratos públicos se formalizan en documento administrativo, que tiene la consideración de título suficiente para acceder a cualquier registro público. El documento administrativo de formalización produce los mismos efectos jurídicos que la escritura pública a todos los efectos legales, salvo en aquellos casos en que la ley exija expresamente esta última forma, por ejemplo, para la inscripción en el Registro de la Propiedad de determinados contratos de concesión.
Obligaciones de publicidad
La publicación de la formalización es obligatoria conforme al artículo 154 LCSP. En contratos sujetos a regulación armonizada (contratos SARA), la formalización debe publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea dentro de los treinta días siguientes a la firma. En contratos no SARA que superen los umbrales de publicidad obligatoria, la formalización debe publicarse en el perfil del contratante y, según el importe, en el Boletín Oficial del Estado o en el boletín oficial autonómico correspondiente. La omisión de esta publicidad puede afectar a la transparencia del procedimiento y constituir infracción administrativa, aunque no determina por sí sola la nulidad del contrato.
Desde la perspectiva del licitador que no ha resultado adjudicatario, la publicación de la formalización en el perfil del contratante y en la Plataforma de Contratación del Sector Público es una fuente de información de primer orden para el análisis competitivo. El precio y las condiciones de formalización de los contratos adjudicados permiten calibrar la estrategia de oferta para futuras licitaciones; Tendios centraliza y estructura ese historial de adjudicaciones y formalizaciones por órgano contratante y tipo de contrato, facilitando ese análisis de forma sistemática.
La formalización en procedimientos simplificados y contratos menores
Los contratos menores y los procedimientos abiertos simplificados abreviados presentan un régimen de formalización con algunas particularidades. En los contratos menores (art. 118 LCSP), el contrato se formaliza mediante la aprobación de la factura o, en su caso, mediante la firma de un documento contractual simplificado. No se exige la constitución de garantía definitiva ni el cumplimiento del período suspensivo, lo que agiliza significativamente el trámite.
En el procedimiento abierto simplificado abreviado (art. 159.6 LCSP), aplicable a contratos de valor estimado inferior a 80.000 euros en servicios y suministros o inferior a 1.000.000 de euros en obras, la formalización sigue siendo obligatoria pero los plazos son más reducidos. El adjudicatario debe aportar la documentación requerida y constituir la garantía en el plazo que fije el pliego, que habitualmente es inferior al plazo general de quince días hábiles del régimen ordinario.
Verificación de requisitos con independencia del procedimiento
En cualquier caso, incluso en los procedimientos más ágiles, la formalización no puede producirse si concurre alguna causa de prohibición de contratar o si el adjudicatario no mantiene las condiciones de solvencia acreditadas durante el procedimiento. El órgano de contratación tiene la obligación de verificar estas condiciones antes de proceder a la firma, con independencia del tipo de procedimiento utilizado. Para entender cómo se encuadra este trámite en el ciclo completo del procedimiento, resulta útil revisar las fases del proceso de licitación pública en su conjunto, así como el régimen del requerimiento previo a la adjudicación que precede a este momento.
Preguntas frecuentes sobre la formalización del contrato público
¿Cuándo se puede iniciar la ejecución del contrato?
La ejecución del contrato solo puede iniciarse una vez formalizado el documento contractual, momento en que el contrato se perfecciona conforme al artículo 36.1 LCSP. Si el contratista inicia la prestación antes de la formalización, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad y sin derecho a reclamar el precio hasta que el contrato quede perfeccionado en forma. Existen supuestos excepcionales de urgencia previstos en el artículo 120 LCSP que permiten iniciar la ejecución antes de la formalización, pero deben estar expresamente previstos en el expediente.
¿Qué ocurre si el adjudicatario no constituye la garantía definitiva en plazo?
Si el adjudicatario no constituye la garantía definitiva en el plazo establecido, el órgano de contratación puede declarar resuelto el procedimiento y adjudicar el contrato al siguiente licitador por orden de puntuación, previa conformidad de este. La negativa a constituir la garantía equivale, a efectos prácticos, a una negativa a formalizar, con las consecuencias previstas en el artículo 153.4 LCSP, incluidas la penalidad del 3 % del presupuesto base de licitación y la posible prohibición de contratar.
¿Puede el contratista exigir que el contrato se eleve a escritura pública?
Sí. El artículo 153.1 LCSP reconoce expresamente al adjudicatario el derecho a solicitar que el contrato se eleve a escritura pública. En ese caso, los gastos notariales y registrales son de cuenta del contratista. La administración no puede negarse a esta formalización alternativa, siempre que el contratista asuma los costes y no se produzca una dilación injustificada en el proceso.
¿Qué documentos se incluyen en el expediente de contratación tras la formalización?
Tras la formalización, el expediente de contratación debe contener el documento de formalización firmado, el justificante de constitución de la garantía definitiva, la acreditación de no incurrir en prohibición de contratar y, en su caso, la publicación de la formalización en los diarios oficiales correspondientes. Este expediente debe conservarse durante el plazo legalmente establecido para la fiscalización posterior y para la eventual exigencia de responsabilidades.
Conclusiones sobre la formalización del contrato público
La formalización del contrato público es el momento en que el contrato se perfecciona, según el artículo 36.1 LCSP, y por tanto el trámite que da inicio real a la relación contractual. Sus plazos son estrictos y sus requisitos concretos; ninguna de las partes puede ignorarlos sin consecuencias jurídicas relevantes. Para el contratista adjudicatario, incumplir los plazos o negarse a formalizar puede suponer la pérdida del contrato, la exigencia de una penalidad del 3 % del presupuesto base de licitación, la ejecución de garantías y, en casos graves, una prohibición de contratar que afecte a su capacidad para participar en futuros procedimientos.
Para el órgano de contratación, el respeto al período suspensivo y la verificación de los requisitos previos antes de la firma no son formalidades vacías: son garantías del procedimiento que, si se omiten, pueden determinar la nulidad del contrato ya en ejecución. Conocer con precisión este régimen, tanto desde la perspectiva del licitador como desde la del gestor de la contratación, es parte esencial del dominio del ciclo completo de la contratación pública.
