Wussten Sie, dass 30 % der besonderen Rechtsbehelfe im öffentlichen Auftragswesen auf Fehler in der Leistungsbeschreibung zurückzuführen sind? Mehrdeutige Spezifikationen, Nennung von Marken ohne die Klausel "oder gleichwertig" oder Widersprüche zwischen Dokumenten sind die häufigsten Gründe für die Annullierung von Ausschreibungen.

Die Leistungsbeschreibung (Pliego de Prescripciones Técnicas - PPT) ist der operative Kern jeder Akte. Während die Besonderen Verwaltungsbedingungen (PCAP) die rechtlichen und administrativen Bedingungen des Vertrags definieren, detailliert das PPT die technischen und funktionalen Spezifikationen des zu beschaffenden Gegenstands.

Eine präzise Formulierung verhindert nicht nur den Stillstand der Akte; sie garantiert, dass die Verwaltung genau die Leistung erhält, die sie benötigt, um dem Bürger zu dienen. Wenn das PPT mehrdeutig ist, wird die Vertragsausführung konfliktreich sein.

In diesem Leitfaden schlüsseln wir den Redaktionsprozess auf, um einen administrativen Bedarf in ein solides, sicheres und für den freien Wettbewerb offenes technisches Dokument zu verwandeln.

1. Vorbereitungsphase des PPT: Analysieren vor dem Schreiben

Der häufigste Fehler ist das "Kopieren und Einfügen" einer alten Leistungsbeschreibung, ohne deren Gültigkeit zu hinterfragen. Bevor die erste Zeile der Leistungsbeschreibung verfasst wird, muss der verantwortliche Techniker eine interne und externe Beratungsübung durchführen, unterstützt durch Analysetools:

Tools für die Vorbereitungsphase

Analyse ähnlicher Verträge: Überprüfen Sie gleichwertige Ausschreibungen, die von anderen Verwaltungen auf der Plattform für das öffentliche Auftragswesen veröffentlicht wurden. Welche CPV-Codes wurden verwendet? Gab es viele Anfragen oder Rechtsbehelfe?
Vorbereitende Marktkonsultationen (Art. 115 LCSP): Das Gesetz erlaubt die Konsultation von Wirtschaftsteilnehmern vor Einleitung des Verfahrens, um innovative technische Lösungen kennenzulernen und realistische Kosten zu schätzen, immer unter Wahrung der Nichtverzerrung des Wettbewerbs (Art. 70 LCSP).
Market Intelligence: Nutzen Sie Tools wie Aggregatoren und Suchmaschinen, um aktuelle technische Innovationen zu erkennen (z. B. neue Effizienzstandards) und die Anforderung veralteter Technologien zu vermeiden.

2. Verfassen der Leistungsbeschreibung: Das "Was" definieren, ohne das "Wer" einzuschränken

Artikel 126 des Gesetzes über Verträge des öffentlichen Sektors (LCSP) ist klar: Die technischen Vorschriften müssen den Zugang unter gleichen Bedingungen ermöglichen. Wie wird dies in der Praxis erreicht?

Der leistungsbezogene Ansatz

Anstatt die physischen Eigenschaften eines Produkts millimetergenau zu beschreiben (was ungerechterweise auf eine einzelne Marke hinweisen kann), ist es ratsam, funktionale oder leistungsbezogene Anforderungen zu definieren.

X Einschränkendes Beispiel: "Fahrzeug mit 150 PS Motor der Marke X".
✔ Funktionales Beispiel: "Fahrzeug mit ausreichender Leistung, um 120 km/h bei 5 % Steigung mit voller Ladung und Emissionen unter x g/km zu erreichen".

Dies ermöglicht es, dass verschiedene technische Lösungen konkurrieren, um denselben Bedarf zu decken, was den Wettbewerb erhöht und den Endpreis verbessert.

Die Regel "oder gleichwertig": unverzichtbare Klausel

Gemäß Art. 126.6 LCSP ist es zwingend erforderlich, immer den Zusatz "oder gleichwertig" hinzuzufügen, wenn es technisch unmöglich ist, den Gegenstand zu beschreiben, ohne sich auf eine Marke, ein Patent oder eine spezifische Herkunft zu beziehen.

Relevante Rechtsprechung: Das Zentrale Verwaltungsgericht für Vertragsbeschwerden (TACRC) hat zahlreiche Leistungsbeschreibungen annulliert, weil Marken ohne diesen Zusatz genannt wurden, selbst wenn die Vergabestelle argumentierte, dass "es die einzige kompatible Lösung war". Die Beweislast liegt immer bei der Verwaltung.

Sichere Formel: "Technische Beschreibung gemäß [Norm/Standard] erforderlich, gleichwertig mit [Referenzmarke/-modell] oder gleichwertig, das identische technische Leistungen erfüllt."

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3. Unverzichtbare Struktur einer Leistungsbeschreibung

Obwohl jede Akte einzigartig ist, muss ein solides PPT eine kohärente Struktur beibehalten. Im Folgenden detaillieren wir die wesentlichen Blöcke:

Abschnitt	Obligatorischer Inhalt	Praktisches Beispiel	Häufiger Fehler
1. Gegenstand und Zweck	Was beschafft wird und für welchen administrativen Bedarf.	"Reinigungsdienst von 15 Gebäuden zur Gewährleistung hygienisch-sanitärer Bedingungen".	Nur beschreiben WAS, ohne zu erklären WOFÜR (erschwert Wertvorschläge).
2. Technischer Umfang	Physische Spezifikationen, Leistung, SLA und anwendbare Vorschriften (ISO, UNE-Normen).	"Tägliche Frequenz in Gemeinschaftsbereichen. Produkte mit EU Ecolabel".	Vermischen von technischen Spezifikationen mit Eignungsanforderungen (gehören ins PCAP).
3. Ausführungsbedingungen	Lieferfristen, Ort, Ablauf und zugewiesenes Mindestpersonal.	"Reinigung von 18 bis 22 Uhr. Reaktion in 2 Std. bei dringenden Vorfällen".	Mindestpersonal nicht spezifizieren, wenn es kritisch ist (Risiko von Lohndumping).
4. Querschnittskriterien	Universelle Zugänglichkeit, Nachhaltigkeit und Energieeffizienz.	"Geräte mit Energieeffizienzklasse A++. Zugänglichkeit gemäß UNE 170001".	Umweltkriterien weglassen, die gemäß LCSP (Art. 201 und 202) und EU-Richtlinien obligatorisch sind.
5. Konformitätskriterien	Wie die Einhaltung überprüft wird (KPIs).	"Monatliche Stichprobenkontrollen. Zufriedenheitsumfragen bei Nutzern".	Keine Qualitätskontrollmechanismen definieren.

4. Dokumentarische Kohärenz: Das Binom PPT-PCAP

Einer der kritischen Punkte, an denen Akten oft scheitern, ist die Inkongruenz zwischen den Leistungsbeschreibungen. Die Leistungsbeschreibung (PPT) muss sich auf Aspekte des Gegenstands beschränken. Alles, was sich auf wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Zuschlagskriterien, Strafen oder Verwaltungsverfahren bezieht, gehört in das PCAP.

Goldene Regel: Bei Diskrepanzen zwischen der technischen und der administrativen Leistungsbeschreibung hat das PCAP Vorrang. Deshalb ist es wichtig, die interne Kohärenz sicherzustellen. Wenn das PCAP sagt, die Frist beträgt 12 Monate, und das PPT sagt 15, haben wir ein garantiertes Problem der Rechtssicherheit.

Verbindung zwischen PPT und Zuschlagskriterien

Obwohl die Kriterien im PCAP definiert sind, müssen sie direkt aus dem PPT abgeleitet sein.

Schlechte Praxis: Das PPT verlangt "Standardreinigung", aber das PCAP gibt 20 Punkte für "ökologische Produkte" (ohne sie zu definieren).
Gute Praxis: Das PPT legt "Produkte mit grundlegender ökologischer Zertifizierung als Mindestanforderung" fest. Das PCAP vergibt Punkte an diejenigen, die "höherwertige Zertifizierungen wie Cradle to Cradle" anbieten. So erfüllen alle das Minimum und Exzellenz wird belohnt.

5. Validierung und Qualitätskontrolle mit KI

Wie stellen wir sicher, dass der Entwurf keine Fehler enthält, die die Ausschreibung lähmen, sobald er verfasst ist? Die manuelle Überprüfung ist notwendig, aber fehlbar. Hier bietet die Technologie eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Der Einsatz von KI-basierten Schreibassistenten wie dem von Tendios ermöglicht:

Erkennung von Erwähnungen von Handelsmarken, die die Klausel "oder gleichwertig" vergessen haben.
Identifizierung von Eignungskriterien (wie "vorherige Erfahrung"), die fälschlicherweise in der technischen Leistungsbeschreibung platziert wurden.
Überprüfung der normativen Kohärenz mit der neuesten Version des LCSP.

Häufig gestellte Fragen zur Leistungsbeschreibung

Wer ist verantwortlich für das Verfassen des PPT?

Die Vergabestelle, normalerweise durch die Techniker der anfordernden Einheit (der Dienst, der den Bedarf hat). Bei komplexen Verträgen kann externe technische Unterstützung für die Erstellung beauftragt werden.

Kann das PPT Handelsmarken erwähnen?

Nur wenn es technisch unmöglich ist, den Gegenstand anders zu beschreiben (z. B. Ersatzteile, Kompatibilität). In diesen Fällen ist es zwingend erforderlich, "oder gleichwertig" hinzuzufügen (Art. 126.6 LCSP). Das Unterlassen ist ein direkter Nichtigkeitsgrund.

Was ist der Unterschied zwischen PPT und PCAP?

Das PPT definiert, WAS benötigt wird (technische Spezifikationen, Qualitäten). Das PCAP definiert, WIE beauftragt wird (Verfahren, Eignung, Zuschlagskriterien). Das PPT ist technisch; das PCAP ist rechtlich.

Kann das PPT nach Veröffentlichung der Ausschreibung geändert werden?

Nur durch Korrektur materieller Fehler oder Klarstellungen, die die Bedingungen nicht wesentlich ändern. Wenn die Änderung signifikant ist, muss storniert und neu veröffentlicht oder Fristen verlängert werden (Art. 136.2 LCSP). Wenn die Änderung wesentlich ist, führt dies zur Rücksetzung von Verfahrenshandlungen (Art. 124 LCSP).

Fazit: Ein gut verfasstes PPT ist die Basis für den Vertragserfolg

Eine robuste Leistungsbeschreibung basiert auf 5 Grundpfeilern:

Voranalyse: Hintergründe prüfen und Markt konsultieren.
Funktionaler Ansatz: Leistungen definieren, keine geschlossenen Produkte.
Klare Struktur: Gegenstand, Umfang, Ausführung und Konformität.
Dokumentarische Kohärenz: PPT und PCAP müssen ein Ökosystem ohne Widersprüche sein.
Strenge Validierung: Rechtliche Risiken vor der Veröffentlichung erkennen.

Zeit in das Verfassen des PPT zu investieren, bedeutet Zeit bei der Ausführung zu sparen. Es zieht bessere Angebote an, reduziert Anfragen von Bietern und schirmt die Verwaltung gegen Rechtsbehelfe ab.

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