Wie SBS sein Ausschreibungsmanagement mit KI optimiert hat

Das Management von öffentlichen Ausschreibungen ist oft ein Wettlauf gegen die Zeit, bei dem sich Desorganisation teuer bezahlt macht. Erfahren Sie, wie ein Dienstleistungsunternehmen seine Abteilung durch die Integration einer KI-basierten Software für das Ausschreibungsmanagement transformiert hat.

Für viele Vergabeverantwortliche besteht der Alltag darin, sich durch Hunderte von E-Mails und veraltete Tabellenkalkulationen zu wühlen. Die regulatorische Komplexität des Gesetzes über Verträge des öffentlichen Sektors (LCSP) erfordert Strenge, aber das Informationsvolumen erfordert Geschwindigkeit.

Mireia Sans, Verwaltungsfachangestellte für Ausschreibungen bei SBS Simón i Blanco, hat die Abläufe in ihrer Abteilung transformiert, indem sie manuelle Prozesse durch eine Ausschreibungsmanagement-Software mit operativer künstlicher Intelligenz ersetzt hat.

Das Problem: Die Ineffizienz der traditionellen Methode

Bevor spezialisierte Technologie implementiert wird, folgt der Ausschreibungsprozess in vielen Unternehmen einem riskanten Muster: der Abhängigkeit von E-Mails.

Wie Mireia Sans erklärt, bestand die alte Methode darin, Listen von der Vergabeplattform des öffentlichen Sektors per E-Mail zu erhalten und zu versuchen, sich mental zu organisieren. „E-Mails wurden verwechselt, Ausschreibungen wurden verwechselt... wenn man eine E-Mail archiviert hat, hat man sie nie wieder gesehen“, berichtet sie.

Dieser Ansatz führt zu drei kritischen Problemen:

1. Verpasste Chancen: Lukrative Ausschreibungen, die im Posteingang begraben sind.
2. Mangelnde Rückverfolgbarkeit: Unkenntnis über den tatsächlichen Status der Akte.
3. Opportunitätskosten: Stunden, die in die Informationssuche investiert werden, anstatt das technische Angebot vorzubereiten.

Sehen Sie sich die ganze Geschichte von Mireia Sans an und wie sie ihre Abläufe in diesem Video transformiert hat (2 Min.): https://www.youtube.com/watch?v=FR8MSw9ZdPA

Ausschreibungsmanagement-Software: KI als Arbeitskollege

Die Einführung von Tendios bei SBS Simón i Blanco bedeutete einen Paradigmenwechsel. Der Schlüssel war nicht nur die Digitalisierung, sondern die Integration der künstlichen Intelligenz als operative Ressource. „Die künstliche Intelligenz ist bereits an unserer Seite, sie ist ein weiterer Kollege bei der Arbeit und wir können uns auf sie stützen“, sagt Mireia.

Im Folgenden schlüsseln wir die spezifischen Funktionen dieser Ausschreibungsmanagement-Software auf, die die Transformation ermöglicht haben:

1. Analyse von Vergabeunterlagen in Sekunden (RAG-Technologie)

Einer der größten Engpässe ist das Lesen der technischen Dokumentation. Vergabeunterlagen können mehr als 200 Seiten umfassen. Die manuelle Bestimmung der Machbarkeit (GO/NO-GO) verschlingt Stunden.

Mireia hebt die Nutzung des Tendios-Chatbots hervor, um mit der Ausschreibung zu interagieren: „Der künstlichen Intelligenz Fragen stellen und alle Informationen schneller und effizienter aufschlüsseln können.“

Dank der RAG-Technologie (Retrieval-Augmented Generation) "halluziniert" das System nicht; es extrahiert exakte Informationen aus dem offiziellen Dokument und entspricht so den Transparenzanforderungen der europäischen Vergaberichtlinien.

2. Visuelle Organisation mit einem Kanban-System

Im Gegensatz zu statischen Listen muss eine moderne Ausschreibungsmanagement-Software einen Workflow bieten. Das Kanban-Board von Tendios ermöglicht es, Akten durch verschiedene Phasen zu bewegen (in Prüfung, eingereicht, vergeben).

Für SBS ist dies für die Fristenkontrolle unerlässlich. Die visuellen Karten zeigen Ablaufwarnungen an und beseitigen die Unsicherheit, „nicht zu wissen, ob es die zweite oder dritte Ausschreibung war, über die wir gesprochen haben.“

3. Zentralisierung und Zusammenarbeit

Durch die Arbeit in einer kollaborativen Umgebung greift das gesamte Team auf die „einzige Quelle der Wahrheit“ zu. Wenn ein Techniker eine Chance analysiert, sieht der kaufmännische Leiter den aktualisierten Status, wodurch Doppelarbeit vermieden wird.

Ergebnisse: Mehr Ausschreibungen, weniger Bürokratie

Die Implementierung dieser Ausschreibungsmanagement-Software hat es SBS Simón i Blanco ermöglicht, seine Reaktionsfähigkeit zu skalieren. Durch die drastische Reduzierung der für administrative Aufgaben aufgewendeten Zeit konzentriert sich das Team auf die Entwicklung erfolgreicher Strategien.

Wie Mireia zusammenfasst: „Die Entscheidung, ob man bietet oder nicht, ist mit dieser Art von Tools tatsächlich viel einfacher.“

Häufig gestellte Fragen zu Ausschreibungsmanagement-Software (FAQ)

Was ist eine KI-Ausschreibungsmanagement-Software?

Es handelt sich um eine technologische Plattform, die die Suche, Analyse und Einreichung öffentlicher Angebote zentralisiert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Suchmaschinen nutzt sie künstliche Intelligenz, um Vergabeunterlagen zu lesen, Anforderungen zusammenzufassen und Erfolge vorherzusagen, was bis zu 70 % der administrativen Zeit spart.

Wie hilft KI bei der Analyse von Vergabeunterlagen?

Durch Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und RAG-Technologie extrahiert die KI Schlüsseldaten (wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, technische Leistungsfähigkeit, Frist) und ermöglicht es, mit dem Dokument zu "chatten", um rechtliche oder technische Fragen in Sekunden zu klären, ohne die 200 Seiten am Anfang lesen zu müssen.

Welche Probleme löst diese Art von Software?

Sie beseitigt das "Rauschen" irrelevanter E-Mails, verhindert menschliche Fehler bei der Fristenberechnung, zentralisiert verstreute Dokumentationen und bietet Market Intelligence (Preise der Wettbewerber), um nicht mehr blind zu bieten.

Ist es schwierig, ein Kanban-System für Ausschreibungen zu implementieren?

Nein. Das Kanban-System ist intuitiv und visuell (Spaltentafeln). Tools wie Tendios ermöglichen das Drag-and-Drop von Akten, wodurch jedes Teammitglied den Status einer Chance leicht einsehen kann, ohne dass eine komplexe technische Schulung erforderlich ist.

Entspricht Tendios den Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften?

Ja. Bei öffentlichen Aufträgen ist Sicherheit entscheidend. Tendios operiert unter strengen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität und stellt sicher, dass die strategischen Informationen Ihres Unternehmens und Ihre Angebote geschützt sind.

Möchten Sie Ihre Ausschreibungsabteilung wie SBS optimieren?

Hören Sie auf, Zeit mit manuellen Prozessen zu verschwenden. Testen Sie die Ausschreibungsmanagement-Software, die bereits von führenden Unternehmen genutzt wird, um Chancen zu erkennen und zu gewinnen.