Cos'è un rapporto di giustificazione?

Il famoso rapporto di giustificazione ... Sì, quel documento che sembra che nessuno vuole fare, ma senza di essa non muove un perno negli appalti pubblici. Fondamentalmente, è il ruolo in cui devi spiegare perché diavolo devi acquistare o assumere qualcosa e perché, tra tutte le opzioni, la tua è la più ragionevole e che il budget non si scioglie. Senza questo rapporto, dimentica di approvare l'offerta.

Il rotolo è che questo rapporto deve chiarire ciò che è necessario coprire. Nessuna vaghezza, eh? Dobbiamo spiegare bene come quel bene o il servizio aiuterà l'entità a raggiungere i suoi obiettivi (sai, gli obiettivi strategici tipici che tutti mettono nei rapporti annuali). E fai attenzione, devi anche dimostrare che hai guardato altre opzioni: non è sufficiente dire "Questo è quello che voglio e punta". Dobbiamo giustificare il motivo per cui l'alternativa che proponi è quella che si adatta meglio.

E, naturalmente, non può mancare l'analisi dei costi eterni. Qui non solo racconta il prezzo di acquisto, ma l'intero pacchetto: quanto costa operare, mantenere e, quando non funziona, sbarazzarsi di questo. Se non mostri che la tua proposta ha un buon rapporto qualità -prezzo, possono respingerlo senza pietà.

Non è solo perché sì, occhio. Ci sono leggi che ti costringono a giustificare l'acquisto, come la famosa direttiva 2014/24/UE in Europa (e sicuramente ogni paese ha il suo). Inoltre, non farlo è una ricetta per il disastro finanziario, per non parlare del fatto che sei fatale in un audit.

Per coloro che sono dedicati alla competizione in gare d'appalto, capire questo rapporto è oro puro. Ti dà indizi su ciò che conta davvero per l'entità e ti aiuta a costruire una proposta vincente. Se sai come leggere tra le righe, puoi anche andare avanti rispetto a ciò che stanno cercando.

Naturalmente, la differenza tra un rapporto ben fatto e un "meh" è abissale. Se lo scrivi chiaramente e la convinzione, apri le porte. Ma se lo fai a metà strada, preparati per ritardi, domande scomode e, nel peggiore dei casi legali. Quindi, non è il documento più divertente del mondo, ma è meglio farlo bene.