Intelligente Automatisierung mit KI-Agenten
Die Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens hat im letzten Jahrzehnt große Fortschritte gemacht, aber Digitalisierung ist nicht immer gleichbedeutend mit Automatisierung. Vergabeunterlagen als PDF statt auf Papier zu haben, spart physischen Platz, spart aber nicht die menschliche Zeit, die erforderlich ist, um sie zu lesen, zu analysieren und kritische Daten zu extrahieren.
Bis vor kurzem beschränkte sich künstliche Intelligenz auf isolierte Aufgaben: einen Text zusammenfassen oder eine Frage beantworten. Das Management einer Ausschreibung ist jedoch keine isolierte Aufgabe; es ist ein sequenzieller und komplexer Prozess. Um dies zu lösen, hat sich die GovTech-Technologie zur Agentischen KI (Agentic AI) entwickelt.
In diesem Artikel erklären wir, was diese autonomen Agenten sind, wie sie sich von einem einfachen Chat unterscheiden und vor allem, wie sie die Arbeit orchestrieren, um die Bearbeitung von Akten von Wochen auf Stunden zu reduzieren.
Was ist ein autonomer Agent (und warum ist er kein Chatbot)
Um die Revolution in der Effizienz zu verstehen, muss man zwischen zwei Technologien unterscheiden:
- Der Chatbot (Reaktiv): Er ist wie ein Praktikant, dem man Schritt für Schritt Anweisungen geben muss. Er wartet auf Ihren Prompt, antwortet und stoppt. Wenn der Prozess zehn Schritte hat, müssen Sie zehn Anweisungen schreiben und jedes Zwischenergebnis überwachen.
- Der autonome Agent (Proaktiv): Er ist zielorientiert. Sie geben ihm ein Ziel ("Analysiere die Machbarkeit dieser Ausschreibung") und das System setzt eine Reihe spezialisierter Unteragenten ein, die sich untereinander koordinieren, sequenzielle Aufgaben ausführen und logische Entscheidungen treffen, um die Arbeit ohne Mikromanagement abzuschließen.
Wie das Ökosystem spezialisierter Agenten von Tendios funktioniert
Tendios verwendet kein generisches Modell für alles. Wir setzen ein Ökosystem autonomer Agenten ein, in dem jeder eine kritische Funktion der Akte übernimmt und massive Dokumente in handlungsrelevante Daten verwandelt.
Sehen wir uns an, was jeder genau tut:
1. Vergabeunterlagen-Agent: Lesen und Erkennung
Was tut er? Er kümmert sich um das automatische Lesen und Klassifizieren der Vergabeunterlagen (PCAP und PPT). Er nimmt nicht nur Informationen auf, sondern extrahiert die wichtigsten Anforderungen und erkennt für Ihr Unternehmen relevante Chancen, was Ihnen das manuelle Lesen von Hunderten von Seiten erspart.
Beispiel für Output (was der Agent liefert):
| Extrahiertes Feld | Erkannter Wert | Quellort |
|---|---|---|
| CPV-Code | 72253200-5 (Supportdienste) | PCAP S. 3 |
| Budget | 250.000 € (ohne MwSt.) | PCAP S. 12 |
| Einreichungsfrist | 23.02.2026 14:00 Uhr | PCAP S. 5 |
| Wirtschaftliche Eignung | Jahresumsatz > 300.000 € | PCAP S. 34 |
| Subjektive Kriterien | Methodik (30 Pkt), Team (20 Pkt) | PCAP S. 29 |
| Strafen | 1% pro Woche Verspätung (max. 10%) | PPT S. 78 |
2. Eignungs-Agent: Kapazitätsberechnung
Was tut er? Er führt die automatische Berechnung finanzieller und technischer Kapazitäten durch. Er gleicht die aus den Vergabeunterlagen extrahierten Anforderungen mit dem Profil Ihres Unternehmens ab, um die Machbarkeit der Teilnahme an jeder Ausschreibung sofort zu bewerten.
Machbarkeitsanalyse:
- Anforderung: Umsatz > 300k € → Ihr Unternehmen: 450k € ✔ ERFÜLLT
- Anforderung: ISO 27001 Zertifikat → Ihr Unternehmen: Nicht verfügbar → X KRITISCHER ALARM
Empfehlung des Agenten: "Dieses Zertifikat ist durch Verpflichtungserklärung zur Erlangung heilbar (Art. 76.2 LCSP). Zulassungswahrscheinlichkeit: Hoch, wenn Verpflichtung enthalten ist."
3. Angebots-Agent: Validierung und Vorschlag
Was tut er? Er konzentriert sich auf die wirtschaftliche Validierung und die Generierung wettbewerbsfähiger Vorschläge. Er hilft, Preise und Angebotsbedingungen zu optimieren, um Ihre Erfolgschancen zu maximieren, indem er den Vorschlag an den Bewertungskriterien ausrichtet.
- Aktion: Erstellt Angebotsentwürfe und validiert, dass die wirtschaftlichen Bedingungen in die erkannten Wettbewerbsmargen passen.
4. Rechts-Agent: Normative Einhaltung
Was tut er? Er führt die Überprüfung von Klauseln und die normative Einhaltung durch und gewährleistet die rechtliche Konformität in allen Prozessen. Er analysiert das PCAP, um Risiken, Inkonsistenzen oder unverhältnismäßige Anforderungen zu erkennen.
- Beispiel für Erkennung: "Das PCAP verlangt eine Eignung von 200 % des Vertragswerts. Dies verstößt gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Einspruchsrisiko: HOCH."
Praxisfall: Orchestrierter Workflow (End-to-End)
Die wahre Kraft liegt in der Orchestrierung. Die Agenten arbeiten nicht isoliert; sie übergeben den Stab, um den Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren:
- Erkennungsphase (Vergabeunterlagen-Agent): Das System überwacht die Portale und Quellen, liest die Dokumente und klassifiziert die Chance als relevant für Ihr Unternehmen.
- Machbarkeitsanalyse (Eignungs-Agent): Bevor Sie entscheiden, hat der Agent bereits berechnet, ob Sie die erforderliche finanzielle und technische Kapazität erfüllen.
- Risikoprüfung (Rechts-Agent): Parallel dazu werden die Klauseln validiert, um sicherzustellen, dass die Vergabeunterlagen den Vorschriften entsprechen.
- Menschliche Entscheidung: Der Verantwortliche überprüft den konsolidierten Bericht und entscheidet "GO".
- Vorschlagsphase (Angebots-Agent): Der Agent ruft die Daten ab und hilft bei der Erstellung eines wettbewerbsfähigen und wirtschaftlich validierten Vorschlags.
Ergebnis: Ein Prozess, der manuell Tage dauern würde, wird in einem kontinuierlichen Fluss von Minuten abgeschlossen.
Anwendungsfälle nach Organisationsart
Die Automatisierung nützt allen, aber auf unterschiedliche Weise:
- Für KMU: Ermöglicht einer einzelnen Person, das Ausschreibungsvolumen zu bewältigen, das früher eine ganze Abteilung erforderte, und von der Analyse von 2 Ausschreibungen pro Woche auf 10 zu steigen, was ihre Gewinnchancen vervielfacht.
- Für Großunternehmen: Beseitigt Informationssilos. Der Rechts-Agent warnt den Angebots-Agenten vor einem Risiko und stellt sicher, dass niemand an einem Angebot arbeitet, das später wegen eines Formfehlers ausgeschlossen wird.
- Für die öffentliche Verwaltung: Ermöglicht die Bewertung von Hunderten von Angeboten in Rekordzeit, indem Agenten verwendet werden, um automatisch zu überprüfen, ob Bieter die Vergabeunterlagen erfüllen, was den Kollaps der Vergabeausschüsse reduziert.
Fazit: Technologie, die arbeitet, nicht plaudert
Die Zukunft der Technologie im öffentlichen Sektor liegt nicht darin, einen intelligenteren Chat zu haben, sondern autonomere Prozesse. Die Agentic Workflows stellen den definitiven Schritt dar, um menschliches Talent von repetitiver Bürokratie zu befreien.
Suchen Sie nicht nach einem Werkzeug, das nur mit Ihnen spricht; suchen Sie nach einer Infrastruktur, die mit Ihnen arbeitet.
Möchten Sie diese Agenten in Echtzeit an Ihren Akten arbeiten sehen?
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