Comment une incidence contractuelle est-elle documentée?

Regardez, documenter une incidence dans un appel d'offres public n'est exactement le plan le plus drôle de quelqu'un, mais si vous sautez cette étape, les drames et les peur viennent. Fondamentalement, vous devez enregistrer - écrit, et non par mot - de toute colère, retard, changement rare dans le contrat ou la patte qui se produit pendant que le contrat est en cours. Si vous ne l'écrivez pas, c'est comme si cela ne s'était jamais produit ... et devinez qui perd plus tard.

Premièrement, qu'est-ce que c'est une "incidence contractuelle"? Eh bien, tout ce qui brise le rythme normal du contrat. Le fournisseur a-t-il été retardé? Quelqu'un a-t-il violé? Changements de dernière minute dans la portée? Tout cela arrive.

La première chose à faire est de clouer le problème dans un rapport: quand cela s'est produit, où, qui était impliqué, ce qui a été essayé de le résoudre et comment cela a affecté ce qui devait être fait. Ne restez pas à court avec les détails, mais ni inventer les romans; Ce que vous écrivez ici peut se retrouver entre les mains des avocats, donc les yeux. Le rapport doit être clair, avec toutes les données et bien datés et signés par qui les écrit. Rien "Je pars pour demain."

N'oubliez pas les tests. Voici tout: mails, captures WhatsApp, photos, signatures, même messages vocaux si nécessaire. Tout ce que vous montrez que vous ne le retirez pas de votre manche. Et gardez des copies comme si elles étaient en or, car si la chose devient moche et qu'il y a un procès, c'est ce que la peau vous sauve.

Après avoir tout rassemblé, vous devez informer officiellement les personnes impliquées: l'entrepreneur, l'organisme public, le frère-dans la manivelle du patron si nécessaire (enfin, que non, mais vous me comprenez). Eye sur la façon dont vous en informez, parce que vous devez suivre ce que dit le contrat et les réglementations, n'allez pas à la jambe pour un formalisme stupide.

Il garde tous ces documents dans un endroit sûr, et cela ne disparaît pas mystérieusement parce que "le chien a mangé le rapport". Lorsque les audits, les inspections arrivent ou que vous souhaitez présenter à nouveau à un autre appel d'offres, vous vous remercierez.

Quoi qu'il en soit, apporter bien la documentation des incidents est un Currazo, oui, mais cela évite les aversions et vous fait ressembler à une entreprise sérieuse. De plus, si vous avez des doutes ou voyez que la chose est compliquée ou doute: appelez un avocat. Mieux vaut investir dans de bons conseils que de finir par payer le triple plus tard.