Fases del procés de licitació pública

La contractació pública connecta els organismes que necessiten béns o serveis amb les empreses que poden proveir-los. Per optimitzar la gestió d'aquests procediments, és necessari comprendre el flux de treball complet i les fases del procés de licitació pública des d'ambdues perspectives: la de l'òrgan de contractació (qui publica) i la del licitador (qui oferta).

A continuació, detallem les etapes normatives que componen l'expedient i com la tecnologia permet agilitzar cadascuna d'elles.

Fases del procés per a l'entitat pública

Des de la perspectiva de l'administració, el procediment es regeix per la Llei de Contractes del Sector Públic (LCSP) i busca garantir l'eficiència de la despesa i la seguretat jurídica.

1. Preparació i planificació de la licitació

Aquesta fase interna abasta des de la detecció de la necessitat fins a la publicació de l'anunci en els portals oficials com la Plataforma de Contractació del Sector Públic.

L'òrgan de contractació ha de definir l'objecte del contracte, assegurar el pressupost i redactar els documents clau: la memòria justificativa, el Plec de Prescripcions Tècniques (PPT) i el Plec de Clàusules Administratives Particulars (PCAP).

En aquesta etapa, l'ús d'eines d'intel·ligència de mercat permet consultar històrics de licitacions similars per ajustar els preus. Aquesta tecnologia resulta clau per articular amb garanties les consultes preliminars del mercat (art. 115 LCSP), analitzant la capacitat real del sector per satisfer la necessitat abans de licitar.

Així mateix, la generació de documents amb IA facilita la redacció d'esborranys de PPT i PCAP, aplicant validacions automàtiques per reduir errors normatius abans de la publicació.

2. Selecció i valoració d'ofertes

Després de la publicació i recepció de propostes, la mesa de contractació procedeix a la seva obertura. L'objectiu en aquesta fase del procés de contractació és seleccionar l'oferta amb la millor relació qualitat-preu, avaluant criteris tècnics (judicis de valor) i econòmics (fórmules).

3. Adjudicació i formalització del contracte

Un cop classificades les propostes per ordre de valoració, s'inicia el requeriment previ a l'adjudicació. De conformitat amb l'article 150.2 de la LCSP, aquest tràmit no es dirigeigeix a tots els participants, sinó únicament al licitador que ha presentat la millor oferta, a qui se li sol·licita, a més de l'acreditació de la seva capacitat i solvència, la constitució de la garantia definitiva i, si escau, la documentació justificativa de l'adscripció de mitjans.

Després del correcte compliment d'aquest tràmit, es dicta la resolució de l'adjudicació. Posteriorment, i respectant el termini d'espera en els casos susceptibles de Recurs Especial (REMC), es procedeix a la formalització del contracte.

En aquesta fase, eines d'IA per a l'anàlisi documental permeten assistir en la validació dels certificats, agilitzant la comprovació dels requisits vigents i reduint els temps administratius.

4. Execució del contracte

S'inicia la prestació del servei, obra o subministrament. L'entitat pública assumeix la funció de supervisió per assegurar que l'execució compleix estrictament amb l'estipulat en els plecs.

5. Extinció del contracte

El procés de licitació finalitza quan expira el termini establert, incloent-hi les possibles pròrrogues, i es liquida l'expedient després de rebre la prestació a satisfacció.

Fases del procés per a l'empresa privada

Per al proveïdor, participar en el procés de licitació pública requereix centrar-se en la identificació de negoci i la competitivitat de l'oferta.

1. Detecció d'oportunitats (necessitats)

Donada la quantitat d'anuncis diaris en múltiples plataformes, el primer pas és identificar la licitació adequada. Per evitar recerques manuals ineficients, és recomanable utilitzar sistemes d'alertes personalitzables en temps real. 

Aquestes eines permeten filtrar oportunitats no només per codi CPV, sinó també per paraules clau específiques, sector o zona geogràfica, assegurant que l'empresa rep únicament les licitacions rellevants.

En aquesta fase, l'anàlisi de solvència tècnica sol ser el major coll d'ampolla. Per agilitzar-lo, la IA no només resumeix la documentació, sinó que creua les dades del PCAP amb l'històric de l'empresa per oferir un percentatge de compatibilitat immediat, facilitant el descart d'oportunitats no viables d'hora.

2. Anàlisi de viabilitat

Abans de dedicar recursos a preparar una proposta, l'empresa ha de decidir si és rendible presentar-se (anàlisi Go/No-Go). Això implica revisar els plecs per verificar requisits de solvència i marges econòmics de la licitació.

• Optimització tecnològica: L'ús de funcionalitats com el resum de plecs amb IA o un chatbot expert carregat amb la licitació permet extreure dades clau de l'expedient de forma immediata (com classificacions requerides o criteris d'adjudicació) per prendre decisions ràpides i fonamentades.

3. Preparació i presentació de l'oferta

Si l'anàlisi és positiva, l'empresa procedeix a la redacció de la memòria tècnica i l'oferta econòmica. És crític ajustar la proposta als criteris de valoració i presentar-la en temps i forma per evitar l'exclusió del procés de licitació.

4. Adjudicació i execució del contracte

Si l'empresa resulta adjudicatària, ha d'aportar la documentació administrativa final i formalitzar el contracte. Posteriorment, comença l'execució del projecte segons els compromisos adquirits en l'oferta.

Checklist d'errors crítics que poden excloure't del procés

Fins i tot amb una oferta tècnica brillant, molts licitadors i òrgans de contractació cometen errors formals que poden invalidar tota la feina prèvia. La normativa és estricta i el més mínim defecte de forma pot suposar l'exclusió directa.

A continuació, detallem els punts de control essencials on no pots fallar:

Per a les empreses licitadores

• Confusió de sobres (Contaminació de l'oferta): És l'error més freqüent i letal. Introduir informació de l'oferta econòmica (Sobre C - Criteris automàtics) dins del sobre de documentació tècnica subjecta a judici de valor (Sobre B) vulnera el principi de secret de les proposicions. Això provoca l'exclusió automàtica e irreversible de la licitació.
• Signatura electrònica invàlida: No n'hi ha prou que el document sembli signat. La signatura ha de ser vàlida, estar vigent en el moment de la presentació i cobrir la totalitat dels arxius requerits (empremta electrònica). Un certificat caducat o revocat en el moment de l'enviament deixarà l'oferta fora.
• Solvència no acreditada: Presentar-se a una licitació els requisits econòmics (volum de negoci) o tècnics (certificats de bona execució) de la qual superen la capacitat de l'empresa. Si no compleixes per tu mateix, és obligatori recórrer formalment a la integració de solvència amb mitjans externs (art. 75 LCSP) presentant el compromís per escrit d'aquestes entitats.
• La trampa de l'últim minut: Les fallades tècniques a la Plataforma de Contractació del Sector Públic (PLACSP) o a les plataformes autonòmiques durant els últims minuts del termini no solen ser excusa legal vàlida per a l'admissió fora de temps, tret que es demostri una caiguda generalitzada del sistema imputable a l'administració.

Per a les entitats públiques

• Plecs amb criteris discriminatoris o limitatius: Establir requisits de solvència o prescripcions tècniques desproporcionades que limitin injustificadament la concurrència. Això és motiu directe d'interposició d'un Recurs Especial en Matèria de Contractació (REMC), sempre que el valor estimat del contracte superi els llindars establerts (art. 44 LCSP), paralitzant el procediment.
• Manca de desglossament de costos: El pressupost base de licitació s'ha de detallar correctament. És imperatiu desglossar els costos directes i indirectes i, específicament, els costos salarials estimats segons el conveni laboral de referència (art. 100.2 LCSP). L'omissió d'aquest desglossament és causa freqüent de nul·litat dels plecs.
• Motivació insuficient en l'adjudicació: Adjudicar el contracte basant-se en criteris subjectius (judicis de valor) sense una memòria tècnica que justifiqui detalladament per què una puntuació és superior a una altra. La manca de motivació genera indefensió i és una de les principals causes d'estimació de recursos en els tribunals administratius.

Consell Tendios:

Molts d'aquests errors humans, com la manca de desglossament de costos o la confusió de requisits de solvència, es poden prevenir utilitzant assistents d'IA que validen la coherència dels plecs i analitzen automàticament els requisits de l'expedient abans de presentar l'oferta.

Preguntes freqüents sobre el procés de licitació pública

Quant dura el procés complet d'una licitació pública?

El termini total varia segons el tipus de procediment i objecte del contracte. En un procediment obert estàndard:

Total aproximat: 4-6 mesos des de la detecció de la necessitat fins a la signatura del contracte.

• Nota: Els procediments complexos, com aquells amb negociació o diàleg competitiu, poden estendre's entre 8 i 12 mesos.

Pot una empresa presentar-se a qualsevol licitació?

No necessàriament. Ha de complir requisits de:

1. Capacitat d'obrar: Estar constituïda legalment.
2. Habilitació professional: Comptar amb les autoritzacions específiques del sector (ex: llicències sanitàries, industrial, etc.).
3. Solvència econòmica i tècnica: Demostrar experiència i recursos suficients segons els llindars del PCAP.
4. Classificació empresarial: En alguns contractes d'obres i serveis, és obligatori estar classificat en el grup i subgrup corresponent.

És fonamental llegir els requisits de solvència ABANS de començar a preparar l'oferta per evitar exclusions.

Pot l'administració cancel·lar una licitació després de publicar-la?

Sí, l'òrgan de contractació pot decidir no adjudicar o celebrar el contracte en qualsevol moment abans de l'adjudicació, sempre que existeixin raons justificades (art. 152 LCSP). No obstant això, les conseqüències econòmiques per al licitador varien segons la figura jurídica emprada:

• El Desistiment: Es produeix per una infracció no esmenable de les normes de preparació o del procediment (un error legal de l'òrgan de contractació). En aquest cas, sí que existeix dret a indemnització. L'article 152.3 de la LCSP especifica que l'administració haurà de compensar els licitadors per les despeses originals en què hagin incorregut per a la preparació de l'oferta. A més, el desistiment no impedeix tornar a iniciar el procediment un cop esmenat l'error.
• La Renúncia: Es deu a raons d'interès públic degudament justificades (per exemple, desapareix la necessitat). En aquest supòsit, la norma no contempla indemnització general per als licitadors per les despeses de preparació, tret que s'acrediti mala fe o arbitrarietat extrema. A diferència del desistiment, la renúncia impedeix promoure una nova licitació sobre el mateix objecte mentre subsisteixin les raons al·legades.

Conclusió: L'avantatge de dominar ambdues perspectives

Comprendre les fases del procés de licitació pública des de les dues perspectives —administració i empresa— no és només un exercici acadèmic: és un avantatge competitiu tangible.

Per a les administracions públiques: 

Conèixer les dificultats que enfronten els licitadors en interpretar plecs complexos permet dissenyar procediments més clars, la qual cosa es tradueix en:

• Major concurrència (més ofertes = millor competència).
• Menys recursos i reclamacions.
• Execucions de major qualitat.

Per a les empreses:

Entendre el procés intern de valoració permet:

• Preparar ofertes més alineades amb els criteris d'adjudicació.
• Anticipar requeriments documentals.
• Optimitzar el temps dedicat a cada licitació pública.

Les tecnologies GovTech i GovAI estan democratitzant l'accés a aquesta informació. El que abans requeria anys d'experiència i equips especialitzats, ara pot optimitzar-se mitjançant eines d'intel·ligència artificial que analitzen històrics, validen documents i prediuen probabilitats d'èxit.

El futur de la contractació pública és més transparent, més eficient i més accessible per a tots els actors. La clau està en dominar el procés complet i aprofitar les eines adequades en cada fase.