¿Qué registros contables debe llevar una empresa adjudicataria?
A ver, meterse en el rollo de las licitaciones públicas y la contratación con el sector público no es cualquier cosa. Si tu empresa ha pillado un contrato público, ya puedes irte mentalizando: te toca ponerte serio con la contabilidad. No es solo por cumplir la ley, es que si la cagas aquí, la relación con la administración puede irse al garete antes de lo que canta un gallo.
Lo primero, y no hay escapatoria: toca llevar un registro bien currado de todos los contratos que te hayan adjudicado. Nada de “luego lo apunto”. Aquí va todo: quién te contrató, para qué, cuánto vale el contrato, cuándo empieza y termina, y las condiciones para ejecutarlo. ¿Que hay cambios en el contrato? Apunta. ¿Que hay retrasos o se mueve el plazo de entrega? Todo al registro, sin excusas.
Y claro, facturas. Aquí no vale la típica carpeta llena de papeles arrugados. Cada factura, ya sea emitida o recibida, tiene que estar bien relacionada con su contrato correspondiente. Hay que ser detallista: qué servicio diste o qué bien entregaste, cuánto costó la gracia, cuándo pagaron y cómo. Sí, es un currazo, pero si quieres dormir tranquilo, ya sabes.
No te olvides de los pagos. Cada euro que entra o sale, bien identificado: para qué contrato fue, cuánto, cuándo, método de pago, banco… Todo clarito, que luego vienen los auditores y no quieres que te pillen en un renuncio.
Otro tema que a veces se pasa por alto: las garantías. Si tu contrato pide una garantía bancaria o un seguro de caución, apúntalo. Aquí interesa saber qué tipo de garantía diste, por cuánto, quién la cobra si pasa algo y qué hay que hacer para que te la devuelvan. No dejes esto en el aire.
Si tu contrato es de esos largos, tipo obra pública o servicio de años, lo suyo es llevar un registro de los costes y los ingresos conforme avanza el tiempo. Así puedes comparar lo que pensaste que te iba a costar o ingresar y lo que realmente acabas viendo. ¿Que algo se descuadra? Mejor que te enteres tú antes que Hacienda.
Ah, y los marrones. Porque siempre hay líos, conflictos, demandas… Tienes que tener una lista de todos los problemas que han salido, quiénes están metidos, qué pasos diste para arreglarlo y cómo terminó la cosa. No lo dejes todo en el “me acuerdo”.
Al final, todo este papeleo no es solo por miedo a la multa. Si llevas todo bien, gestionas mejor y te ahorras disgustos. Así que, si quieres sobrevivir en el mundillo de los contratos públicos, más vale que montes un sistema de registro que funcione y entrenes a tu gente para que no la líen. Si no, suerte – la vas a necesitar.