¿Cómo se documenta una incidencia contractual?
Mira, documentar una incidencia en una licitación pública no es precisamente el plan más divertido de nadie, pero si te saltas este paso, luego vienen los dramas y los sustos. Básicamente, tienes que dejar constancia –por escrito, no de palabra– de cualquier bronca, retraso, cambio raro en el contrato o metida de pata que suceda mientras el contrato está en marcha. Si no lo escribes, es como si nunca hubiera pasado… y adivina quién sale perdiendo después.
Primero, ¿qué diablos es una “incidencia contractual”? Pues cualquier cosa que rompe el ritmo normal del contrato. ¿Se retrasó el proveedor? ¿Alguien incumplió? ¿Cambios de última hora en el alcance? Todo eso entra.
Lo primero que toca hacer es clavar el problema en un informe: cuándo pasó, dónde, quién estuvo metido, qué se intentó para arreglarlo y cómo afectó a lo que se tenía que hacer. No te quedes corto con los detalles, pero tampoco inventes novelas; lo que escribas aquí puede acabar en manos de abogados, así que ojo. El informe tiene que estar claro, con todos los datos y bien fechado y firmado por quien lo redacta. Nada de “lo dejo para mañana”.
No olvides las pruebas. Aquí vale todo: mails, capturas de WhatsApp, fotos, firmas, hasta mensajes de voz si hace falta. Todo lo que demuestre que no te lo estás sacando de la manga. Y guarda copias como si fueran oro, porque si la cosa se pone fea y hay un pleito, esto es lo que te salva el pellejo.
Después de juntar todo, tienes que avisar formalmente a los implicados: el contratista, el organismo público, el cuñado del jefe si hace falta (bueno, ese no, pero me entiendes). Ojo con cómo notificas, porque hay que seguir lo que dice el contrato y la normativa, no vayas a meter la pata por un formalismo tonto.
Guarda todo este papeleo en un lugar seguro, y que no desaparezca misteriosamente porque “el perro se comió el informe”. Cuando vengan auditorías, inspecciones, o te quieras volver a presentar a otra licitación, lo vas a agradecer.
En fin, llevar bien la documentación de incidencias es un currazo, sí, pero te evita disgustos y te hace quedar como una empresa seria. Además, si tienes dudas o ves que la cosa se complica, ni lo dudes: llama a un abogado. Mejor invertir en una buena asesoría que acabar pagando el triple después.
