Das öffentliche Auftragswesen verbindet Organisationen, die Waren oder Dienstleistungen benötigen, mit Unternehmen, die diese bereitstellen können. Um das Management dieser Verfahren zu optimieren, ist es notwendig, den gesamten Workflow und die Phasen des öffentlichen Vergabeverfahrens aus beiden Perspektiven zu verstehen: aus der des öffentlichen Auftraggebers (der veröffentlicht) und aus der des Bieters (der anbietet).

Im Folgenden erläutern wir die regulatorischen Schritte, aus denen sich die Akte zusammensetzt, und wie Technologie jede dieser Phasen beschleunigen kann.

Phasen des Prozesses für die öffentliche Einrichtung

Aus Sicht der Verwaltung richtet sich das Verfahren nach dem Gesetz über Verträge des öffentlichen Sektors (LCSP) und zielt darauf ab, die Effizienz der Ausgaben und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

1. Vorbereitung und Planung der Ausschreibung

Diese interne Phase reicht von der Bedarfsermittlung bis zur Veröffentlichung der Bekanntmachung auf offiziellen Portalen wie der Plattform für das öffentliche Auftragswesen.

Der öffentliche Auftraggeber muss den Vertragsgegenstand definieren, das Budget sichern und die Schlüsseldokumente verfassen: den Rechtfertigungsbericht, die Technischen Vorschriften (PPT) und die Besonderen Verwaltungsbedingungen (PCAP).

In dieser Phase ermöglicht der Einsatz von Market-Intelligence-Tools die Abfrage von Historien ähnlicher Ausschreibungen zur Preisanpassung. Diese Technologie ist entscheidend, um vorbereitende Marktkonsultationen (Art. 115 LCSP) rechtssicher durchzuführen und die tatsächliche Kapazität des Sektors zur Bedarfsdeckung vor der Ausschreibung zu analysieren.

Ebenso erleichtert die Dokumentenerstellung mit KI das Verfassen von Entwürfen für PPT und PCAP, indem automatische Validierungen angewendet werden, um normative Fehler vor der Veröffentlichung zu reduzieren.

2. Auswahl und Bewertung der Angebote

Nach Veröffentlichung und Eingang der Vorschläge nimmt der Vergabeausschuss deren Öffnung vor. Ziel in dieser Phase des Vergabeprozesses ist es, das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis auszuwählen, indem technische Kriterien (Werturteile) und wirtschaftliche Kriterien (Formeln) bewertet werden.

3. Zuschlagserteilung und Vertragsformalisierung

Sobald die Vorschläge nach Bewertungsreihenfolge klassifiziert sind, beginnt die Aufforderung vor der Zuschlagserteilung.

Gemäß Artikel 150.2 des LCSP richtet sich dieser Schritt nicht an alle Teilnehmer, sondern nur an den Bieter, der das beste Angebot vorgelegt hat. Dieser wird aufgefordert, neben dem Nachweis seiner Geschäfts- und Leistungsfähigkeit, die endgültige Sicherheit und gegebenenfalls die Unterlagen zur Rechtfertigung der Mittelbereitstellung vorzulegen.

Nach ordnungsgemäßer Erfüllung dieses Schrittes wird der Beschluss über die Zuschlagserteilung erlassen. Anschließend wird unter Einhaltung der Wartefrist (Standstill) in Fällen, die für einen Besonderen Rechtsbehelf (REMC) anfällig sind, der Vertrag formalisiert.

In dieser Phase unterstützen KI-Tools zur Dokumentenanalyse die Validierung von Zertifikaten, beschleunigen die Überprüfung geltender Anforderungen und reduzieren den Verwaltungsaufwand.

4. Vertragsausführung

Die Erbringung der Dienstleistung, des Bauwerks oder der Lieferung beginnt. Die öffentliche Einrichtung übernimmt die Überwachungsfunktion, um sicherzustellen, dass die Ausführung strikt den Bestimmungen der Vergabeunterlagen entspricht.

5. Beendigung des Vertrags

Das Vergabeverfahren endet, wenn die festgelegte Frist, einschließlich möglicher Verlängerungen, abläuft und die Akte nach zufriedenstellendem Erhalt der Leistung liquidiert wird.

Phasen des Prozesses für das private Unternehmen

Für den Anbieter erfordert die Teilnahme am öffentlichen Vergabeverfahren eine Konzentration auf die Identifizierung von Geschäftsmöglichkeiten und die Wettbewerbsfähigkeit des Angebots.

1. Erkennung von Chancen (Bedarfe)

Angesichts der täglichen Menge an Bekanntmachungen auf mehreren Plattformen ist der erste Schritt die Identifizierung der passenden Ausschreibung. Um ineffiziente manuelle Suchen zu vermeiden, ist die Nutzung von anpassbaren Echtzeit-Warnsystemen empfehlenswert.

Diese Tools ermöglichen das Filtern von Chancen nicht nur nach CPV-Code, sondern auch nach spezifischen Schlüsselwörtern, Sektor oder geografischem Gebiet, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nur relevante Ausschreibungen erhält.

In dieser Phase ist die Analyse der technischen Leistungsfähigkeit oft der größte Engpass. Um dies zu beschleunigen, fasst die KI nicht nur die Dokumentation zusammen, sondern gleicht die Daten des PCAP mit der Historie des Unternehmens ab, um sofort einen Kompatibilitätsprozentsatz zu liefern, was das frühzeitige Aussortieren nicht realisierbarer Chancen erleichtert.

2. Machbarkeitsanalyse

Bevor Ressourcen für die Vorbereitung eines Vorschlags aufgewendet werden, muss das Unternehmen entscheiden, ob eine Teilnahme rentabel ist (Go/No-Go Analyse). Dies beinhaltet die Überprüfung der Vergabeunterlagen auf Eignungsanforderungen und wirtschaftliche Margen der Ausschreibung.

Technologische Optimierung: Die Nutzung von Funktionen wie der Zusammenfassung von Vergabeunterlagen mit KI oder einem mit der Ausschreibung geladenen Experten-Chatbot ermöglicht das sofortige Extrahieren von Schlüsseldaten aus der Akte (wie erforderliche Klassifizierungen oder Zuschlagskriterien), um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen.

3. Vorbereitung und Einreichung des Angebots

Ist die Analyse positiv, fährt das Unternehmen mit der Verfassung des technischen Berichts und des wirtschaftlichen Angebots fort. Es ist entscheidend, den Vorschlag an die Bewertungskriterien anzupassen und ihn fristgerecht und formgerecht einzureichen, um einen Ausschluss aus dem Vergabeverfahren zu vermeiden.

4. Zuschlag und Vertragsausführung

Wenn das Unternehmen den Zuschlag erhält, muss es die endgültigen Verwaltungsunterlagen vorlegen und den Vertrag formalisieren. Anschließend beginnt die Ausführung des Projekts gemäß den im Angebot eingegangenen Verpflichtungen.

Checkliste kritischer Fehler, die zum Ausschluss führen können

Selbst mit einem brillanten technischen Angebot begehen viele Bieter und Vergabestellen formale Fehler, die die gesamte Vorarbeit ungültig machen können. Die Vorschriften sind streng und der kleinste Formfehler kann zum direkten Ausschluss führen.

Im Folgenden detaillieren wir die wesentlichen Kontrollpunkte, bei denen Sie nicht scheitern dürfen:

Für bietende Unternehmen

Verwechslung der Umschläge (Kontamination des Angebots): Dies ist der häufigste und tödlichste Fehler. Das Einfügen von Informationen des wirtschaftlichen Angebots (Umschlag C - Automatische Kriterien) in den Umschlag der technischen Dokumentation, die einem Werturteil unterliegt (Umschlag B), verletzt das Prinzip der Geheimhaltung der Angebote. Dies führt zum automatischen und irreversiblen Ausschluss von der Ausschreibung.
Ungültige elektronische Signatur: Es reicht nicht aus, dass das Dokument signiert scheint. Die Signatur muss gültig sein, zum Zeitpunkt der Einreichung in Kraft sein und die Gesamtheit der erforderlichen Dateien abdecken (elektronischer Fingerabdruck). Ein abgelaufenes oder widerrufenes Zertifikat zum Zeitpunkt des Versands führt zum Ausschluss des Angebots.
Nicht nachgewiesene Eignung: Teilnahme an einer Ausschreibung, deren wirtschaftliche (Umsatz) oder technische Anforderungen (Zertifikate über gute Ausführung) die Kapazität des Unternehmens übersteigen. Wenn Sie diese nicht selbst erfüllen, ist es obligatorisch, formal auf die Eignungsleihe (Art. 75 LCSP) zurückzugreifen und die schriftliche Verpflichtung dieser Entitäten vorzulegen.
Die Falle der letzten Minute: Technische Ausfälle auf der Plattform für das öffentliche Auftragswesen (PLACSP) oder auf regionalen Plattformen während der letzten Minuten der Frist sind in der Regel keine gültige rechtliche Entschuldigung für eine verspätete Zulassung, es sei denn, es wird ein allgemeiner Systemausfall nachgewiesen, der der Verwaltung zuzurechnen ist.

Für öffentliche Einrichtungen

Vergabeunterlagen mit diskriminierenden oder einschränkenden Kriterien: Festlegung unverhältnismäßiger Eignungsanforderungen oder technischer Vorschriften, die den Wettbewerb ungerechtfertigt einschränken. Dies ist ein direkter Grund für die Einlegung eines Besonderen Rechtsbehelfs im Auftragswesen (REMC), sofern der geschätzte Auftragswert die festgelegten Schwellenwerte überschreitet (Art. 44 LCSP), was das Verfahren lahmlegt.
Fehlende Kostenaufschlüsselung: Das Grundbudget der Ausschreibung muss korrekt detailliert sein. Es ist zwingend erforderlich, die direkten und indirekten Kosten sowie spezifisch die geschätzten Lohnkosten gemäß dem referenzierten Tarifvertrag aufzuschlüsseln (Art. 100.2 LCSP). Das Unterlassen dieser Aufschlüsselung ist ein häufiger Grund für die Nichtigkeit der Vergabeunterlagen.
Unzureichende Begründung bei der Zuschlagserteilung: Zuschlagserteilung basierend auf subjektiven Kriterien (Werturteile) ohne einen technischen Bericht, der detailliert rechtfertigt, warum eine Punktzahl höher ist als eine andere. Mangelnde Begründung erzeugt Wehrlosigkeit und ist eine der Hauptursachen für die Stattgabe von Einsprüchen vor Verwaltungsgerichten.

Tendios Tipp:

Viele dieser menschlichen Fehler, wie fehlende Kostenaufschlüsselung oder Verwechslung von Eignungsanforderungen, können durch den Einsatz von KI-Assistenten vermieden werden, die die Kohärenz der Vergabeunterlagen validieren und die Anforderungen der Akte automatisch analysieren, bevor das Angebot eingereicht wird.

Häufig gestellte Fragen zum öffentlichen Vergabeprozess

Wie lange dauert das gesamte Verfahren einer öffentlichen Ausschreibung?

Die Gesamtdauer variiert je nach Art des Verfahrens und Gegenstand des Vertrags. In einem offenen Standardverfahren:

Phase des Prozesses	Geschätzte / Gesetzliche Frist
Interne Vorbereitung	1 bis 3 Monate
Veröffentlichung und Angebotsabgabe	15 Kalendertage: Vereinfachtes offenes Verfahren (Lieferungen und Dienstleistungen)20 Kalendertage: Vereinfachtes offenes Verfahren (Bau)35 Tage: Verträge unter harmonisierter Regulierung (SARA)
Bewertung der Angebote	Bis zu 2 Monate
Zuschlag und Formalisierung	15 Arbeitstage (Wartefrist oder Standstill vor der Unterzeichnung)

Ungefähre Gesamtdauer: 4-6 Monate von der Bedarfserkennung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Hinweis: Komplexe Verfahren, wie solche mit Verhandlung oder wettbewerblichem Dialog, können sich auf 8 bis 12 Monate erstrecken.

Kann sich ein Unternehmen an jeder Ausschreibung beteiligen?

Nicht unbedingt. Es muss folgende Anforderungen erfüllen:

Geschäftsfähigkeit: Legal gegründet sein.
Berufliche Befähigung: Über spezifische Genehmigungen des Sektors verfügen (z. B. Gesundheitslizenzen, Industrielizenzen usw.).
Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit (Solvencia): Nachweis ausreichender Erfahrung und Ressourcen gemäß den Schwellenwerten des PCAP.
Unternehmensklassifizierung: Bei einigen Bau- und Dienstleistungsaufträgen ist es obligatorisch, in der entsprechenden Gruppe und Untergruppe klassifiziert zu sein.

Es ist grundlegend, die Eignungsanforderungen zu lesen, BEVOR man mit der Vorbereitung des Angebots beginnt, um Ausschlüsse zu vermeiden.

Kann die Verwaltung eine Ausschreibung nach Veröffentlichung stornieren?

Ja, der öffentliche Auftraggeber kann jederzeit vor der Zuschlagserteilung beschließen, den Auftrag nicht zu vergeben oder den Vertrag nicht zu schließen, sofern gerechtfertigte Gründe vorliegen (Art. 152 LCSP). Die wirtschaftlichen Folgen für den Bieter variieren jedoch je nach angewandter Rechtsfigur:

Der Verzicht (Desistimiento): Erfolgt aufgrund eines nicht heilbaren Verstoßes gegen die Vorbereitungs- oder Verfahrensvorschriften (ein Rechtsfehler des öffentlichen Auftraggebers). In diesem Fall besteht ein Anspruch auf Entschädigung. Artikel 152.3 des LCSP legt fest, dass die Verwaltung die Bieter für die ursprünglichen Kosten entschädigen muss, die ihnen für die Vorbereitung des Angebots entstanden sind. Zudem verhindert der Verzicht nicht, das Verfahren erneut einzuleiten, sobald der Fehler behoben ist.
Der Rücktritt (Renuncia): Erfolgt aus Gründen des öffentlichen Interesses, die ordnungsgemäß gerechtfertigt sind (z. B. der Bedarf entfällt). In diesem Fall sieht die Norm keine allgemeine Entschädigung für die Bieter für Vorbereitungskosten vor, es sei denn, es wird Bösgläubigkeit oder extreme Willkür nachgewiesen. Im Unterschied zum Verzicht verhindert der Rücktritt die Einleitung einer neuen Ausschreibung über denselben Gegenstand, solange die angeführten Gründe fortbestehen.

Fazit: Der Vorteil, beide Perspektiven zu beherrschen

Die Phasen des öffentlichen Vergabeverfahrens aus beiden Perspektiven – Verwaltung und Unternehmen – zu verstehen, ist nicht nur eine akademische Übung: Es ist ein greifbarer Wettbewerbsvorteil.

GovTech- und GovAI-Technologien demokratisieren den Zugang zu diesen Informationen. Was früher jahrelange Erfahrung und spezialisierte Teams erforderte, kann heute durch KI-Tools optimiert werden, die Historien analysieren, Dokumente validieren und Erfolgswahrscheinlichkeiten vorhersagen.

Für öffentliche Verwaltungen:

Das Wissen um die Schwierigkeiten, mit denen Bieter bei der Interpretation komplexer Vergabeunterlagen konfrontiert sind, ermöglicht die Gestaltung klarerer Verfahren, was sich übersetzt in:

Größere Konkurrenz (mehr Angebote = besserer Wettbewerb).
Weniger Rechtsbehelfe und Reklamationen.
Ausführungen von höherer Qualität.

Für Unternehmen:

Das Verständnis des internen Bewertungsprozesses ermöglicht:

Angebote vorzubereiten, die besser auf die Zuschlagskriterien abgestimmt sind.
Dokumentarische Anforderungen zu antizipieren.
Die für jede öffentliche Ausschreibung aufgewendete Zeit zu optimieren.

Die Zukunft des öffentlichen Auftragswesens ist transparenter, effizienter und für alle Akteure zugänglicher. Der Schlüssel liegt darin, den gesamten Prozess zu beherrschen und in jeder Phase die richtigen Werkzeuge zu nutzen.