Quins registres de comptabilitat ha de portar una empresa guanyadora?
A veure, entrar en el rotllo de les ofertes públiques i la contractació amb el sector públic no és res. Si la vostra empresa ha agafat un contracte públic, ja es pot mentalitzar: heu de posar -vos en serio amb la comptabilitat. No es tracta només de complir la llei, sinó que si la cargola aquí, la relació amb l’administració pot anar a la porta abans que canta un gall.
El primer, i no hi ha escapament: és hora de portar un registre ben conreat de tots els contractes que us han atorgat. Res "assenyalo". Aquí passa tot: qui us va contractar, per què, quant és el contracte quan comença i acaba, i les condicions per executar -lo. Quins canvis hi ha en el contracte? Punts. Què és el retard o mou el termini de lliurament? Tot al registre, sense excuses.
I, per descomptat, factures. Aquí no hi ha la carpeta típica plena de papers arrugats. Cada factura, emesa o rebuda, ha d’estar ben relacionada amb el contracte corresponent. Heu de ser un minorista: quin servei vau donar o el bé que vau lliurar, quant va costar la gràcia quan van pagar i com. Sí, és un Currazo, però si voleu dormir tranquil, ja ho sabeu.
No oblideu els pagaments. Cada euro que entra o surt, ben identificat: per a quin contracte era, quant, quan, mètode de pagament, banc ... tot clar, que els auditors vénen i no volen que us atrapin en una dimissió.
Un altre tema que de vegades ignora: garanteix. Si el vostre contracte demana una garantia bancària o una assegurança de bons, signeu -la. Aquí és interessant saber quin tipus de garantia heu donat, per quant, qui el cobra si passa alguna cosa i què cal fer per retornar -lo. No deixeu això a l’aire.
Si el vostre contracte és un d'aquests llargs, el tipus o servei d'obres públiques d'anys, el seu és mantenir un registre de costos i ingressos a mesura que avanci el temps. Així, podeu comparar el que creieu que costaria o entrar i el que realment vau acabar veient. De què et desfis? Millor que esbrineu abans del Tresor.
Ah, i el marró. Perquè sempre hi ha problemes, conflictes, demandes ... heu de tenir una llista de tots els problemes que han sortit, que participen, quins passos teniu per solucionar -ho i com va acabar la cosa. No deixeu -ho tot al "recordo".
Al final, tots aquests tràmits no només tenen por de la multa. Si ho porteu tot bé, gestioneu millor i us estalvieu. Per tant, si voleu sobreviure al món dels contractes públics, un sistema de registre que funciona i formant la vostra gent perquè no la condueixi. Si no, sort, ho necessitareu.
