Què és la traçabilitat documental en la contractació?
D'acord, posem una mica més de sabor humà a això:
Vegem, el documental La traçabilitat en la contractació pública sona molt tècnic, però en realitat és bàsicament portar la pista a cada article i decisió que es pren quan el govern compra alguna cosa o contracta un servei. Penseu -hi com la història de WhatsApp d’una relació, però amb menys memes i més burocràcia. Per què és important? Perquè sense aquesta traça, algú podria donar la mà, perdre documents o prendre decisions a les fosques, i ningú ho descobriria.
Cada vegada que una entitat pública pren una licitació, ja que diu "necessito tal cosa" fins que el contracte acabi (i de vegades més tard), ha de tenir clar qui va fer què, quan i per què. Així, si més tard algú pregunta "Per què van donar el contracte a aquesta empresa?" No inventeu excuses. Només es comprova i es prepara el fitxer, tot hi ha.
Aquesta traçabilitat no és exclusiva de la contractació; L’utilitzen fins i tot a la indústria alimentària per saber d’on prové la carn que mengeu. Però aquí, en el món dels tràmits estatals, es tradueix en poder seguir cada document, decisió i pas donat durant el procés. Atès que algú diu "ho sentim, necessitem això", mitjançant la preparació de la licitació, l'avaluació de les ofertes (aquell moment de tensió), el premi, l'execució i fins i tot les reclamacions o lluites que poden sorgir després.
De què serveix tot aquest rotlle? Bé, primer, perquè tot sigui transparent. Si hi ha dubtes, algú pot comprovar el procés i veure que no hi havia cap porc. En segon lloc, ajuda a corregir errors o rotllos rars, perquè si alguna cosa va anar malament, es pot veure a quina hora es va torçar la carretera. I en tercer lloc, perquè dóna suport legal: si no estava escrit, no existeix, de manera que tot s’ha de documentar perquè ningú no sigui ànec.
Avui, la majoria ja utilitzen sistemes electrònics per a tot això. No hi ha carpetes amb pols; Ara tot va digital. Això fa que sigui més fàcil estalviar i compartir informació amb empreses que vulguin participar -hi. I si sou una empresa interessada, enteneu millor el funcionament d’aquests sistemes, perquè és allà on es troben tot el xafardeig administratiu.
En resum, la traçabilitat documental en la contractació pública és com el GPS dels contractes governamentals: si no en teniu, perdeu fàcil i qualsevol pot aprofitar el caos. Per tant, si aneu a jugar al món de les ofertes públiques, és millor que aprengueu a fer un seguiment de cada pas i a mantenir -ho tot, perquè mai no sabeu quan demanaran explicacions.