Com es documenta una incidència contractual?
Mireu, documentar una incidència en una licitació pública no és exactament el pla més divertit de ningú, però si ometeu aquest pas, els drames i els poros vénen. Bàsicament, heu de gravar - escrit, no en paraula - de cap ràbia, retard, rar canvi en el contracte o la pota que es produeix mentre el contracte està en marxa. Si no ho escrius, és com si no hagués passat mai ... i endevineu qui perd més tard.
Primer, què dimonis és una "incidència contractual"? Bé, qualsevol cosa que trenqui el ritme normal del contracte. Es va retardar el proveïdor? Algú va incomplir? Canvis d'última hora a l'abast? Tot el que entra.
El primer que cal fer és clavar el problema en un informe: quan va passar, on, qui estava implicat, què es va intentar arreglar i com va afectar el que s’havia de fer. No us quedeu curts amb els detalls, però tampoc inventeu les novel·les; El que escrius aquí pot acabar en mans dels advocats, tan ull. L’informe ha de ser clar, amb totes les dades i ben datats i signats per qui ho escriu. Res "marxo per demà".
No oblideu les proves. Aquí hi ha tot: correus, captures de WhatsApp, fotos, signatures, fins i tot missatges de veu si cal. Tot el que demostreu que no us el treu de la màniga. I mantingueu còpies com si fossin or, perquè si la cosa es fa lletja i hi ha una demanda, això és el que us estalvia la pell.
Després de reunir -ho tot, heu de notificar formalment als implicats: el contractista, el cos públic, el germà -in -law del cap si cal (bé, que no, però m’enteneu). Mireu la manera de notificar -ho, perquè heu de seguir el que diu el contracte i les regulacions, no aneu a la cama per a un formalisme mut.
Manté tots aquests tràmits en un lloc segur i això no desapareix misteriosament perquè "el gos va menjar l'informe". Quan les auditories, les inspeccions vinguin o voleu tornar a presentar -vos a una altra licitació, us ho agraireu.
De totes maneres, portar bé la documentació d’incidents és un Currazo, sí, però evita que no li agradi i et fa semblar una empresa seriosa. A més, si teniu dubtes o veieu que la cosa és complicada o dubteu: truqueu a un advocat. Millor invertir en bons consells que acabar pagant el triple més tard.
